Egna rapporter

 

Egna rapporter gör det möjligt att skapa egna rapporter vilka kan användas via sidan Rapporter. Egna rapporter nås via knappen Skapa en egen rapport på sidan Rapporter.

 

Egna rapporter i text

Till hjälp så har vi tagit fram några färdiga rapportmallar som man kan använda sig av. Dessa läggs till som text och kan i efterhand redigeras efter behov eller önskemål. Rapportmallarna hittas här.

 

Skapa en egen rapport

För att skapa en ny rapport gör du så här:

• Gå via Rapporter > Skapa en egen rapport
• Tryck på knappen Ny
• Välj vilken typ av rapportmall du vill använda (Resultaträkning, Balansräkning eller Tom mall), tryck på Fortsätt.
• Mallen öppnas och kan redigeras enligt önskemål. Mer information om hur beskrivs i nästa del.
• Ange ett namn för din rapport. Dessa kommer sedan visas under den streckade linjen i fältet Val av rapport på sidan Rapporter.

 

De egna rapporterna som skapats hittas på sidan Egna rapporter som hittas via  Rapporter > Skapa en egen rapport. 

De egna rapporterna kan redigeras tas bort eller kopieras. Man kan med fördel kopiera en redan skapad rapport som innehåller flera avvikelser från standardmallen, om man vill ha kvar originalet men att några justeringar krävs för att få en ny rapport.

Redigeringsläge för egen rapport

 

• Denna vy är för att korrigera rapportmallen och kolumn formel kan redigeras på följande sätt:
  • Genom att ändra varje rad och fält direkt, vilket förklaras närmare nedan, eller
  • Genom att ändra mallen som text via knappen Redigera som text, vilket förklaras närmare längre ned på sidan.
• I den högra delen av sidan av högra sidan finns sektionen Kontoförteckning som kan användas för att korrigera vissa typer av rader i rapporten. Mer information om detta kan hittas här.
• Rapportens namn specificeras i fältet Namn. Detta namn kommer sedan visas under den streckade linjen i fältet Val av rapport på sidan Rapporter där rapporten kan väljas.
• Typ bestämmer om rapportens typ är en Resultaträkning, Balansräkning eller Kassauppföljning.
• Visa rapport med motsatta tecken (+/-) genom att kryssa ur detta val ändrar redovisningsvärdena på rapporten till motsatta värden.
• Alla typer av ändringar i rapporten sparas med knappen Spara.

Knappar och val i rapportschemat

Redigeringsverktyget för rapporterna innehåller följande knappar och alternativ:

• Lägg till rad: Använda knappen för att lägga till en ny rad under den rad som du markerat i rapporten.
• Ta bort rad: Knappen tar bort den rad som markerats i rapporten.
• Kopiera rad: Kopierar den markerade raden.
• Flytta rad ett steg upp: Flyttar den markerade raden upp ett steg.
• Flytta rad ett steg ned: Flyttar den markerade raden ned ett steg.
• Visa/Dölj nyckeltal: Knappen visar eller döljer kolumnen nyckeltal. Nyckeltalen används i Nyckeltalsrapport och Nyckeltalsrapport dimensionsvis, och dessa nyckeltal kan korrigeras via standardrapportschemat. Mer information och exempel hur du kan skapa nyckeltals val kan hittas här. När Visa nyckeltal trycks visas följande val KPI1, KPI2, KPI3 och KPI4.
• Visa/Dölj översättningar: Visar eller döljer kolumnerna Engelska och Svenska.
  • Dessa kolumner visar översättningarna för alla rader som inkluderas i baskontoplanen.
  • De förvalda översättningarna kan ändras via Redigera flera översättningar.
  • Konton som lagts till i baskontoplanen översätts inte automatiskt, därför är det viktigt att själv anger översättningarna.
• Visa rapport med motsatta tecken (+/-): Genom att kryssa ur detta val ändrar redovisningsvärdena på rapporten till motsatta värden.

 

Kolumner i tabellen

De förvalda rapporternas rader kan korrigeras i de följande kolumnerna:

• Rad: kolumnen indikerar numret på raden. Första raden är R1, andra R2, tredje R3 osv. Dessa radnummer kan användas i kolumnen Formel för att skapa en referens eller summering för flera rader, ex: [R10:R15]
• Namn: Välj ett namn för raden i rapporten.
  • Namnet kopieras till den Svenska eller Engelska översättningen beroende på vilket språk som angetts som företagets språk på sidan Basuppgifter. Kom ihåg att också lägga in den Engelska eller Svenska översättningen för att kunna ta ut rapporten på de olika språken.
• Engelska: Ange engelsk översättning för de tillfällen rapporten tas ut på engelska. Kolumnen är förvalt dold men visas genom att trycka på Visa översättningar.
• Svenska: Ange svenska översättning för de tillfällen rapporten tas ut på svenska. Kolumnen är förvalt dold men visas genom att trycka på Visa översättningar.
• Indragning: bestämmer hur mycket indrag raden kommer att ha. Indragningsvärdet väljs från siffrorna 1 till 6, där nummer 1 betyder att raden inte kommer att ha någon indragning, och nummer 6 betyder att indraget är den största möjliga. Genom att välja olika indragsnivåer kan rapporten struktureras på olika sätt.
• Typ: bestämmer radens typ; 
  • Rubrik innebär att raden är en rubrikrad i rapporten och har inget saldo.
  • Tom skapar en tom rad och innehåller ingen information. Denna typ används främst för att strukturera upp rapporten för att separera olika typer av information.
  • Saldo väljs för att summera att valda kontons total. Kontona kan väljas på följande två sätt; 
    • direkt i kolumnen Formel genom att använda formatet [XXXX:XXXX] för att välja ett intervall, eller
    • välj konton via Kontoförteckning som blir valbar när radtypen Saldo valts och visas på sidans högra sida.
  • Radfunktion denna typ används för att skapa funktioner relaterade till andra rader i kolumnen Formel. Se exempel lite längre ner på sidan, eller klicka här för att komma direkt till avsnittet.
• Göm kryssas i för att dölja raden i rapporten.
• Fetstil kryssas i för att få fettext för raden i rapporten.
• Dölj om noll kryssas i för att dölja raden från rapporten om saldot är noll.
• Fullständig bestämmer om raden ska visas i en i s.
• Förkortad bestämmer om raden visas i ett förkortad form i rapporten.
• Invertera kryssas i om radens värde istället ska ändras från ett negativt till ett positivt värde, eller vice versa.
• Formel kolumnen bestämmer hur radens saldo bildas. Formelkolumnen kan till exempel inkludera vissa kontonummer i formatet [XXXX:XXXX], vilket betyder att radsaldot är summan av kontona inom intervallet. Formelkolumnen kan även innehålla referenser till andra rader i rapporten, och de refererade raderna visas t.ex. på följande sätt: [R21:R25]. Mer detaljerad information om beräkningar och tillämpningar som aktiveras av formelkolumnen finns i det här avsnittet.
• Visa rapport med motsatta tecken (+/-): Genom att kryssa ur detta val ändrar redovisningsvärdena på rapporten till motsatta värden.

Kontoförteckning

 

Redigeringsvyn av egna rapporter har en sektion som heter Kontoförteckning på sidans högra sida. Denna del blir aktiv när en rad med Saldo vald i kolumn Typ markerats. För alla andra val i kolumnen Typ är kontoförteckningen inaktiv.

Konton och kontogrupper och kontointervaller kan väljas till saldoraden i delen Kontoförteckning.

• Om ett konto läggs till i kontoplanen efter att den egna rapporten skapats och detta konto hör till en kontogrupp i rapporten kommer denna per automatik att inkluderas i saldoraden.

Det finns två val i funktionen Kontoförteckning vilka påverkar valet av konton, Använd expanderbara intervall och Använd exakta intervall. I nedan förklaring och exempel kan ovan bild av Kontoförteckning användas 

• Använd expanderbara intervall betyder att det valda kontot eller kontointervallet kommer att inkludera alla nuvarande konton och eventuella konton som kommer att skapas inom kontointervallet.
  • Exempel: Konto 3000-3004 har valts. Nästa valbara konto i listan är 3100. När Använd expanderbara intervall används blir formeln [3000:3099] när konto 3000-30004 valts. Detta betyder att om konton inom detta intervall läggs till i kontoplanen kommer dessa att inkluderas i formeln och raden.
• Använd exakta intervall innebär att endast de konton inom det valda intervallet och eventuella konton som kan läggas till inom intervallet inkluderas i formeln.
  • Exempel: Konto 3100, 3105, 3106 och 3108 väljs i listan. När Använd exakta intervall valts blir då formeln [3100:3108] istället för [3100:3199]. Om konto 3135 läggs till kommer detta inte att inkluderas i saldot för formeln eftersom kontot ligger utanför intervallet 3100-3108.

 

I botten av funktionen Kontoförteckning finns ett formelfält som heter Vald formel. Denna visar formeln enligt de val man gjort.

• När konton eller kontointervall valts måste detta bekräftas med knappen Uppdatera formel, samtidigt uppdateras då formeln i kolumn Formel.

Eftersom formeln skapas automatiskt när valen görs i funktionen Kontoförteckning är detta det enklaste sättet att ange en formel. Om formeln angetts manuellt och innehåller fel visas fältet Formel i rött. Genom att föra muspekaren över fältet visas ett mer detaljerat felmeddelande.

Fältet för formeln kan innehålla följande typer av format när Använd exakta intervall valts:

• Om ett intervall väljs blir formeln [XXXX:XXXX].
• Om ett intervall som hoppar över konton väljs blir formeln [XXXX:XXXX]+[XXXX:XXXX].
• Om ett intervall plus ett enstaka konto väljs blir formeln [XXXX:XXXX]+XXXX.
• Om endast ett konto väljs blir formeln XXXX.
• Om två konton väljs (som inte är i följd) blir formeln XXXX+XXXX.

Fältet Vald formel innehåll varierar beroende på vilket av alternativen Använd expanderbara intervall och Använd exakta intervall som har valts. Har man valt Använd expanderbara intervall får man alltid en formel som består av ett slags intervall i formeln:

• Om endast ett konto väljs blir formeln [XXXX:XXXX]. Intervallet blir då fram tills nästa valbara konto i listan Kontoförteckning.
  
• Om två konton väljs som (som inte är i följd) blir formeln [XXXX:XXXX]+[XXXX:XXXX]. Viktigt är då att notera vilka intervaller som blir enligt de val som gjort.
  

 

Beräkningar med radfunktioner

Olika typer av beräkningar kan göras för en rad med Radfunktion valt i kolumnen Typ. I detta fall görs beräkningen i kolumnen Formel på följande sätt:

• Addition, subtraktion, multiplikation och division av andra rader och radintervall. Uppgifterna i kolumnen Rad (R1, R2, R3 osv.) används för att göra beräkningen i kolumn Formel. 
  • Exempel: En av raderna ska divideras med en annan; R4/R5
  • Exempel: Om två radintervaller ska läggas ihop anges det på detta sätt; [R1:R5]+[R10:R15]
• Addition, subtraktion, multiplikation och division av andra rader och radintervall med manuellt angivna summor,multiplikatorer eller divisorer.
  • Exempel: För att lägga till en viss summa (32500) till en rad i rapporten; R20+32500
  • Exempel: För att dividera ett radintervall med 2,5 på en rad i rapporten; [R6:R15]/2,5
• Addition, subtraktion, multiplikation och division som inte hänvisar till en rad eller ett radintervall man detta anges i kolumnen Formel manuellt.

Observera att direkta referenser till ett konto eller kontointervall kan inte göras i kolumnen Formel genom att ange ett konto ( till exempel 4000/2).

• Alla värden som anges i kolumnen Formel ses som vanliga heltal. Om 4000/2 angetts blir värdet därför 2000, inte saldot för konto 4000 dividerat med 2.
• För att dividera saldot för konto 4000 med 2 måste detta göras genom att referera till radnumret för kontot ( till exempel R7/2).
  • Om rapporten inte innehåller en rad som endast innehåller kontot 4000 kan denna läggas till genom att välja Saldo i kolumn Typ och genom att ange endast konto 4000 i kolumnen Formel.

Beräkningarna på radfunktionen kan innehålla hänvisning till en rad (ex: R3), radintervall (ex: [R10:R20] ), plustecken (+), minustecken (-), multiplikationstecken (*), divisionstecken (/), parentes ( ) och nummer med som mest fyra decimaler (ex: 12500,1663).

KPI-val på de grafiska rapporterna

Vänligen notera att för nu är KPI-valen endast tillgängliga i vyn Standardrapportschema. Trotts att KPI-val kan göras i vyn Rapporter, dessa överförs inte till de grafiska rapporterna via de egenskapade rapporterna.

KPI:erna är nyckelprestandaindikatorer som används i ledningsrapportering och ledningsrapportering per dimension och kan ändras genom rapportformlerna efter behov.

• Resultaträkningsrapporter innehåller fyra olika KPI-alternativ som motsvarar KPI-alternativen för dessa specifika rapporter.
• Balansräkningen inkluderar tillgångar och skulder alternativ som bestämmer tillgångar och skulder saldon som visas i de grafiska rapporterna.

Varje KPI-val (KPI1, KPI2, KPI3, KPI4, Tillgångar, Skulder) bör endast väljas på en enda rapport i en viss Procountor-miljö. Om KPI-valen görs i Standardrapportschema till Resultaträkningen och Balansräkningen, kommer de grafiska rapportens KPI:er från dessa rapporter.

Om KPI:er skulle väljas på anpassade rapportformler som skapats senare, skulle de grafiska rapportens KPI-val fortfarande bestämmas av KPI-valen för Standardrapportschema. KPI-valen på Standardrapportschema åsidosätter KPI-valen på andra rapporter i fall där dessa val har gjorts på flera rapporter. Om du vill göra KPI-val på en anpassad rapportformel måste KPI-valen för Standardrapportschema vara inaktiverad på dessa rapporter.

När en KPI bestäms, till exempel en rad med namnet Löner, kommer radens namn att visas i den grafiska rapporten tillsammans med motsvarande KPI-värde. KPI-rutorna som är synliga på de grafiska rapporterna kan därför fritt ändras genom att redigera radnamnen på rapporten.

Redigera som text

Att redigera den egna rapporten som text är en praktisk lösning för att kopiera ett rapporten från en miljö till en annan:

• Tryck på Redigera som text i miljön A där rapporten skapats. Rapporten kommer att visas i textformat.
• Markera hela innehållet (Ctrl + A) och kopiera det (Ctrl + C). Textformatet kan tillfälligt klistras in (Ctrl + V) och sparas i till exempel Word.
• Byt till miljö B och tryck Redigera som text. Töm rutan på all text och ersätt den med rapporten som hämtats från miljö A. Tryck på Fortsätt.

Efter ovan åtgärder blir det slutliga resultatet att miljö B har motsvarande rader och kolumner som den egna rapporten i miljö A.

Om du får ett felmeddelande när du trycker på Fortsätt i fönstret Redigera som text kan du försöka igen efter att ha lagt till ; (semikolon) på varje rad som det sista tecknet.

Viktigt att ta hänsyn till

Rapporter innehåller ibland konton på dolda rader vilka inte visas på rapporten men vilka används som någon annan radfunktion. Det är viktigt att se till att de önskade kontona eller radintervallen också finns med på dessa rader. Speciellt om mallen för rapportformeln har varit Procountors standard Resultaträkning eller standard Balansräkning eller kontoplanen har ändrats efter att den egna rapporten skapats.