Kontoplan

 

I vyn Kontoplan kan du granska och redigera den aktuella kontoplanen.

 

Procountors förvalda kontoplaner 

För en ny, grundad miljö kan du välja någon av följande Procountor-standardalternativ som kontoplan i vyn Grunda en ny miljö:

• Förvald kontoplan i Procountor: en uppdaterad version som passar bland annat aktiebolag, enskilda näringsidkare, handelsbolag och kooperativ. Du kan bekanta dig med innehållet i kontoplanen med hjälp av denna Excel-fil på engelska (med rubriker) eller denna Excel-fil på engelska (endast kontolista).
• Förvalda kontoplan i Procountor (association): en uppdaterad version som passar olika föreningar och stiftelser. Du kan bekanta dig med innehållet i kontoplanen med hjälp av denna Excel-fil på engelska (med rubriker) eller denna Excel-fil på engelska (endast kontolista).
• Förvalda kontoplan i Procountor (fastighet): en uppdaterad version som passar fastighets- och bostadsaktiebolag. Du kan bekanta dig med innehållet i kontoplanen med hjälp av denna Excel-fil på engelska (med rubriker) eller denna Excel-fil på engelska (endast kontolista).

Redigeringen av vyn Kontoplan kan vid behov begränsas användarspecifikt med hjälp av Kontoplan och förvalda rapporter-val på Användare och användarrättigheter-vyn.

 

Översikt över vyn 

 

Funktioner i toppmenyn

• Med knappen Spara sparas ändringarna som gjorts i vyn.
• Med knappen Redigera flera översättningar går du till en separat vy där du kan redigera översättningar av kontonamnen i kontoplanen. Mer information om redigering av översättningar finns under denna rubrik.
• Med knappen Visa fordningar och skulder definieras de konton som används i vyn Avstämningsrapport, öppna fakturor. Mer information om att definiera konton finns under denna rubrik.
• Under knappen Importera finns två alternativ, Importera konton från CSV och Ladda ner mall. Med dessa funktioner kan du redigera kontoplanen genom att importera en CSV-fil till Procountor. Mer information om import av kontoplanen finns under denna rubrik.
• Med knappen Exportera kan kontoplanen exporteras till en HTML- eller CSV-fil. Mer information om export av kontoplanen till HTML- eller CSV-fil finns under denna rubrik.
• Med knappen Kontoinställningar för balansräkning går du till en separat vy där du kan redigera inställningar för hur Automatisk balansspecifikation fungerar i vyn Balansspecifikation.

 

Val i kontoplansektionen

• I rullgardinsmenyn Välj språkversion väljer du språkversionen för kontoplanen bland finska, svenska och engelska.
• Med valet Visa konton som används bestämmer du om de aktiva kontona ska visas i kontolistan. Ett aktivt konto är ett konto som har bokföringsposter och/eller ett konto som har definierats som standardkonto i någon av Procountors inställningar:
  
  • Huvudkonto standardkonteringar
    
  • Förvalda konteringar för rese-/kostnadsfakturor
  • Förvalda konteringar för löner
  • Förvalda konteringar för kontoutdrag
  • Förvalda konteringar för referensbetalningar
  • Standardkontering för skatter
  • Standardkonteringar för affärspartner
  • Försäljnings- och inköpsreskontrakonton (som nås genom att klicka på knappen Visa fordringar och skulder i vyn Kontoplan)
• Med valet Visa oanvända konton bestämmer du om de oanvända kontona ska visas i kontolistan.
  
  • Huvudkonto standardkonteringar
  • Förvalda konteringar för rese-/kostnadsfakturor
  • Förvalda konteringar för löner
  • Förvalda konteringar för kontoutdrag
  • Förvalda konteringar för referensbetalningar
  • Standardkontering för skatter
  • Standardkonteringar för affärspartner
  • Huvudbokskonton för försäljning och inköp (som nås genom att klicka på knappen Visa fordningar och skulder i vyn Kontoplan)
• Med valet Visa inaktiva konton bestämmer du om de avaktiverade kontona ska visas i kontolistan.
• Med valet Använd kontoplanshierarki från forvalda bokföringsrapporter bestämmer du i vilket format kontoplanen granskas och redigeras.
  
• Om valet är aktiverat, är kontoplanens struktur enligt den struktur som definierats i vyn Standardrapportschema, dvs. kontona finns under olika nivårubriker och kontogrupper. Då visas även raderna Konton som inte är på rapporten längst ner i vyn efter raderna Tillgångar, Skulder och Resultaträkning. Under dessa rader finns de konton i kontoplanen som inte har valts i rapportmallens kontoval i vyn Standardrapportschema. Mer information om redigering av standardrapportschema och kontoval finns i en separat artikel om vyn Standardrapportschema.
• Om valet inte är aktiverat, är kontoplanens struktur endast rubrikerna Skulder, Tillgångar och Resultaträkning: kontona listas då under dessa rubriker.

 

Lägg till konto

• Med knappen Lägg till konto lägger du till nya konton i kontoplanen:
• I fältet Kontonummer definierar du numret på det konto som ska läggas till. Det angivna numret får inte användas av ett annat konto. Om det angivna kontonumret redan används, blir fältet rött och det går inte att trycka på knappen Spara. Kontonumret kan vara högst 8 siffror långt.
  
  • När ett nytt nummer har angetts i fältet Kontonummer, visar vyn vilken kontogrupp kontonumret tillhör. Om det tillagda kontonumret inte tillhör någon kontogrupp, visas ett meddelande om att kontot läggs till i Konton som inte är på rapporten (rapportens namn) i standardbokföringsrapporterna. Då måste kontot som ligger utanför kontointervallet läggas till i kontointervallet i vyn Standardrapportmallar (Administration >Uppgifter om bokföringen > Standardrapportschema > Resultaträkning och balansräkning).
  • Långa kontonummer kan anges i fältet Kontonummer (t.ex. 5-siffrigt). Ett långt kontonummer faller inte automatiskt utanför rapportens kontointervall, utan endast om de första siffrorna i det långa kontonumret är desamma / den sista siffran är större än det sista kontot i kontointervallet. Om intervallen t.ex. är [3000:31995], skulle kontot 319909 ingå i intervallen och kontot 31996 skulle inte ingå i intervallen.
• I fältet Kontots namn definierar du namnet på det konto som ska läggas till. Namnet som ges till ett nytt konto kan också användas av andra konton: ett identiskt namn med ett annat konto hindrar inte skapandet av ett nytt konto, så länge kontonumret är unikt.
• Med valet Kopiera namn till översättning nedan bestämmer du om namnet som anges i fältet Kontots namn ska kopieras direkt som översättning till ett visst språk eller inte. I fälten Översättning för olika språk kan du ange kontonamnet på andra språk.
• De angivna uppgifterna sparas och tillägget av kontot slutförs med knappen Spara.
• När nya konton läggs till i kontoplanen, måste de nya kontonas kopplingar till önskade fält i inkomstdeklarationen alltid göras efter att kontona har lagts till. Nya konton kopplas inte automatiskt till något fält i inkomstdeklarationen.

 

Ta bort konto

• Med knappen Ta bort konto tar du bort konton från kontoplanen:
• Det konto som ska tas bort måste först väljas som aktivt i kontolistan – knappen Ta bort konto är annars grå.
• När ett konto tas bort öppnas ett separat bekräftelsefönster där borttagningen bekräftas med knappen Ja.
• Ett valt konto kan inte tas bort om kontot är i bruk. Ett konto som är i bruk är ett konto som har bokföringsposter och/eller ett konto som har definierats som standardkonto i någon av Procountors inställningar:
  
  • Huvudkonto standardkonteringar
  • Förvalda konteringar för rese-/kostnadsfakturor
  • Förvalda konteringar för löner
  • Förvalda konteringar för kontoutdrag
  • Förvalda konteringar för referensbetalningar
  • Standardkontering för skatter
  • Standardkonteringar för affärspartner
  • Försäljnings- och inköpsreskontrakonton (som nås genom att klicka på knappen Visa fordringar och skulder i vyn Kontoplan)
• Om ett konto som är i bruk ska tas bort, måste alla bokföringstransaktioner på det kontot flyttas till ett annat konto och kontot måste tas bort från alla ovan nämnda standardkonteringsinställningar.

 

Redigera konto

• Med knappen Redigera konto redigerar du befintliga konton:
• Det konto som ska redigeras måste först väljas som aktivt i kontolistan – knappen Redigera konto är annars grå.
• Kontonumret i fältet Kontonummer kan inte redigeras. Om ett kontonummer ska ändras, måste detta göras genom att skapa ett nytt konto och vid behov ta bort det gamla kontot.
• Kontonamnet i fältet Kontonamn kan redigeras. Ett redigerat namn kan också användas av andra konton: ett identiskt namn med ett annat konto hindrar inte att ändringarna sparas.
• Med valet Kopiera namn till översättningarna nedan bestämmer du om namnet som anges i fältet Kontonamn ska kopieras direkt som översättning till ett visst språk eller inte. I fälten Översättning för olika språk kan du ange kontonamnet på andra språk.
• De angivna uppgifterna sparas och ändringarna på kontot slutförs med knappen Spara.

 

Sätt som passivt

• Med knappen Sätt som passivt sätter du konton som passiva.
• Det konto som ska sättas som passivt måste först väljas som aktivt i kontolistan – knappen Sätt som passivt är annars grå.
• Att sätta ett konto som passivt innebär att kontot inte längre kan väljas i listan över bokföringskonton på verifikatrader. Eventuella bokföringsposter på det passiva kontot förblir dock normalt på kontot och kontot visas i bokföringsrapporterna med sina saldon.
• Ett passivt konto försvinner från kontolistan i vyn Kontoplan om valet Visa passiva konton inte är aktivt. Ett passivt konto visas som en grå rad när valet Visa passiva konton aktiveras. När raden för det passiva kontot väljs i kontolistan, kan detta passiva konto vid behov återställas till aktivt med knappen Sätt som aktivt: passiveringsknappen fungerar alltså som en aktiveringsknapp för de konton som är passiva.
• Om ett konto som är inställt som standardkonto väljs för att sättas som passivt, visas en varning innan passiveringen. Ett konto som används som standardkonto kan sättas som passivt, men kontot används fortfarande som standardkonto på de ställen där det har definierats som standardkonto även efter passiveringen. Detta innebär att bokföringsposter fortfarande kan skapas på kontot via standardkonteringar, även om kontot är passivt. För att förhindra detta bör alla standardkonteringsinställningar för det passiva kontot tas bort från följande platser:
  
  • Huvudkonto standardkonteringar
  • Standardkonteringar för rese-/kostnadsräkningar
  • Standardkonteringar för löner
  • Standardkonteringar för kontoutdrag
  • Standardkonteringar för referensbetalningar
  • Standardkonteringar för skatter
  • Standardkonteringar för affärspartner
  • Försäljnings- och inköpsreskontrakonton (som nås genom att klicka på knappen Visa fordringar och skulder i vyn Kontoplan)

 

Redigera flera översättningar-vyn

Översättningar av konton kan redigeras i en separat vy för Redigera flera översättningar, som nås via knappen Redigera flera översättningar i toppmenyn i vyn Kontoplan.
I tabellen visas alla konton samt deras engelska, finska och svenska översättningar. Procountors standardkonton har färdiga översättningar som vid behov kan redigeras direkt genom att ändra innehållet i översättningsfälten för ett visst konto. Om nya konton har skapats i miljön, till exempel endast med finska namn, finns naturligtvis inte motsvarande engelska och svenska översättningar för dessa konton i översättningstabellen.
Konton som ska redigeras kan sökas via Sökning-fältet genom att ange kontonumret eller kontonamnet (eller bara en del av kontonumret eller kontonamnet). Tabellen kan också filtreras med hjälp av rullgardinsmenyn Filteringsvillkor, där du kan välja att visa till exempel endast de konton som saknar en engelsk översättning.
I kolumnerna Redigerad och Redigerare till höger i tabellen visas den senaste redigeringsinformationen för varje rad. Mer detaljerad information kan ses via knappen Visa redigeringsinformation, där du kan se den senaste redigeraren och tidsstämpeln för redigeringen av översättningen för varje språk.

Översättningar kan också redigeras med hjälp av en CSV-fil. Befintliga översättningar kan först exporteras till en CSV-fil med knappen Exportera som CSV. När nödvändiga översättningsändringar har gjorts i denna fil (genom att lägga till / redigera översättningar i cellerna i kolumnerna för olika översättningar av kontoraderna), kan den uppdaterade filen importeras tillbaka med knappen Importera som CSV. Under importen visas en sammanfattning av antalet ändringar och eventuella felaktiga rader.

När översättningsändringar har gjorts (antingen genom att redigera tabellen direkt eller med hjälp av CSV-filen), sparas ändringarna med knappen Spara i toppmenyn.

 

Val av försäljnings- och inköpsreskontrakonton

Via knappen Visa fordningar och skulder i toppmenyn i vyn Kontoplan kan du definiera reskontrakonton som används i Avstämningsrapport, öppna fakturor:

Konton kan läggas till både på försäljnings- och inköpsreskontrasidan med knappen Lägg till, som öppnar en kontolista i ett separat fönster. Konton kan på samma sätt tas bort med knappen Ta bort, när kryssrutan till vänster är aktiverad för de konton som ska tas bort.

Observera att ett försäljnings- och inköpsreskontrakonto som valts i vyn Huvudkonto standardkonteringar inte kan tas bort – därför finns ingen kryssruta till vänster för dessa konton.

De gjorda ändringarna sparas med knappen Spara längst ner i fönstret.

 

Redigering av kontoplanen med hjälp av en CSV-fil

Vid redigering av kontoplanen kan en CSV-fil användas för att:

• lägga till helt nya konton i kontoplanen
• samt uppdatera, redigera och sätta befintliga konton som passiva.

Det är inte möjligt att ta bort konton från kontoplanen med hjälp av en CSV-fil: konton som ska tas bort helt måste alltså tas bort direkt via vyn Kontoplan.

I grund och botten lägger CSV-filen till, ersätter eller redigerar konton radvis baserat på kontonumret. I praktiken innebär detta följande:

• Om CSV-filen som ska importeras till exempel bara innehåller två rader för kontonummer 1001 och 1002, förblir alla andra befintliga konton i kontoplanen oförändrade.
• Konton 1001 och 1002 med deras inställningar som anges i CSV-filen läggs till i kontoplanen om det inte redan finns konton med motsvarande kontonummer i kontoplanen.
• Konton 1001 och 1002 med deras inställningar som anges i CSV-filen ersätter kontona 1001 och 1002 i kontoplanen om dessa redan finns i kontoplanen. Om till exempel kontonamnen i CSV-filen är olika jämfört med namnen i kontoplanen, ändras namnen i kontoplanen till de som anges i CSV-filen vid importen.

 

Skapa en redigerbar CSV-fil

En redigerbar CSV-fil kan skapas på två sätt:

Alternativ 1: Klicka på knappen Importera i toppmenyn och välj Ladda ner mall. Denna mallfil innehåller inga befintliga konton i kontoplanen, utan filen är tom förutom rubrikraden för kolumnerna.

Alternativ 2: Klicka på knappen Exportera i toppmenyn och välj CSV. I det öppnade fönstret gör du följande val för punkterna 1 och 2 (valen för punkt 3 kan du bestämma själv):

1. Välj Alla i rullgardinsmenyn Språk.
2. Välj som en lista över konton under rubriken Exportera.
3. Välj de konton som ska inkluderas i CSV-filen i avsnittet Exportera alternativ

Mallfilen kommer att innehålla alla konton som valts i avsnittet Val som egna rader. Valen för punkterna 1 och 2 säkerställer att filen matchar kolumn- och radformatet för den tomma mallfilen, vilket gör att den enkelt kan importeras tillbaka till Procountor efter att ändringarna har gjorts.

 

Redigering av filen

Oavsett vilket sätt CSV-filen har skapats på (de ovan beskrivna alternativen 1 & 2), är redigeringen av filen relativt enkel och okomplicerad, så länge följande riktlinjer följs.

I CSV-filen (även i den tomma mallfilen) är den första raden som standard kolumnrubrikerna, som inte behöver tas bort från filen före importen – rubrikraden ignoreras automatiskt när filen importeras till Procountor. Den första raden i filen får inte heller vara tom. Nedan beskrivs hur kontoplanens data kan importeras med hjälp av CSV-filen genom dessa kolumnrubriker:

• Kontonummer: I detta fält anges numret på det konto som ska läggas till eller redigeras. Balanskonton är mellan 1000-2999 och resultaträkningskonton är mellan 3000-9999. Tillåtna värden är alla nummer mellan 1000-99999999. Detta innebär att kontonumret vid behov kan vara upp till åtta siffror långt, och minimikravet är ett fyrsiffrigt format. Kontonumret är en obligatorisk radvis information, och dess frånvaro leder till ett fel för den raden vid import av CSV-filen.
  
• Namn: I detta fält anges namnet på det konto som ska läggas till. Kontonamnet är en obligatorisk radvis information, och fältet måste innehålla minst ett tecken och högst 255 tecken – att lämna fältet tomt eller överskrida 255 tecken leder till ett fel för den raden vid import av CSV-filen.
  
• Passiv: I detta fält anges om kontot ska inaktiveras genom att använda antingen ett litet x eller ett stort X. Om fältet lämnas tomt, inaktiveras inte kontot och förblir aktivt.
• Översättning ENG: I detta fält anges den engelska översättningen av kontot. Att ange en översättning är inte obligatoriskt. Om en översättning anges, måste fältet innehålla minst ett tecken och högst 255 tecken.
• Översättning FIN: I detta fält anges den finska översättningen av kontot. Att ange en översättning är inte obligatoriskt. Om en översättning anges, måste fältet innehålla minst ett tecken och högst 255 tecken.
• Översättning SWE: I detta fält anges den svenska översättningen av kontot. Att ange en översättning är inte obligatoriskt. Om en översättning anges, måste fältet innehålla minst ett tecken och högst 255 tecken.

För fälten Inaktiv och Översättning ENG/FIN/SWE är det bra att notera följande enkla exempel:

• Utgångsläget är att kontoplanen innehåller konton 1001 och 1002, som är inaktiva. Dessa konton har också översättningar för alla språk (ENG/FIN/SWE).
• Raderna i CSV-filen matchar kontona i kontoplanen baserat på numret som anges i fältet Kontonummer.
• Syftet med CSV-filen är att ändra fältet Namn för dessa konton, dvs. endast kontonamnet. Övriga uppgifter ska förbli oförändrade.
• För att övriga uppgifter (kontonas inaktivitet och översättningar för alla språk) ska förbli oförändrade, måste dessa uppgifter anges i fälten Inaktiv och Översättning ENG/FIN/SWE i CSV-filen.
• Om fälten Inaktiv och Översättning ENG/FIN/SWE lämnas tomma i CSV-filen, blir kontona aktiva efter importen och alla översättningar försvinner från kontona 1001 och 1002.

 

Import av CSV-filen

När nödvändiga ändringar för befintliga konton och/eller tillägg av nya konton har gjorts i CSV-filen, kan den importeras till Procountor via knappen Importera i vyn Kontoplan och valet Importera konton från CSV. Filen väljs i ett separat fönster för Import av fil:

Efter att ha valt filen klickar du på knappen Fortsätt. Ett separat bekräftelsefönster öppnas då, med en sammanfattning av raderna i filen och eventuella fel. Importändringarna bekräftas med knappen Importera, vilket uppdaterar raderna i CSV-filen till kontoplanen. Slutligen sparas ändringarna med knappen Spara i toppmenyn.

Om filen innehåller både godkända och felaktiga rader, kan de godkända raderna importeras till Procountor trots de felaktiga raderna: efter att ha klickat på knappen Importera uppdateras kontoplanen endast med de rader i CSV-filen som inte innehåller fel.

När nya konton läggs till i kontoplanen, måste de nya kontonas kopplingar till önskade fält i inkomstdeklarationen alltid göras efter att kontona har lagts till. Nya konton kopplas inte automatiskt till något fält i inkomstdeklarationen.

 

Byta kontoplan efter att miljön har skapats

Om miljön har skapats med fel kontoplan, måste en helt ny miljö skapas i en sådan situation, där rätt, önskad kontoplan väljs vid skapandet. Kontoplanen för miljön kan inte ändras i efterhand när miljön redan har skapats.

Om några åtgärder redan har vidtagits i en miljö som skapats med fel kontoplan (såsom att definiera olika inställningar, skapa register, göra bokföring), måste dessa motsvarande åtgärder göras om i den nya miljön som skapas med rätt kontoplan. Det är särskilt viktigt att se till att ett eventuellt bankkonto som har lagts till i miljön med fel kontoplan tas bort från vyn Bankförbindelser, så att det aktuella bankkontot kan läggas till senare i den nya miljön.

Om miljön som skapats med fel kontoplan redan har tagits i bruk och Apix Messaging Oy:s e-fakturaadresser har aktiverats, måste du i en sådan situation kontakta administrationen på hallinto@procountor.com. För tydlighetens skull kan du lägga till t. ex. "TA BORT/POISTETAAN" i namnet på miljön som skapats med fel kontoplan i vyn Grunduppgifter. I meddelandet till administrationen ska du ange namnet på den miljö som ska stängas och namnet på den miljö (som skapats senare med rätt kontoplan) till vilken Apix-adresserna och produktionsanvändningen ska flyttas.