Vad är en balanspost?
En balanspost kan vara en fri form, en unik kod som innehåller siffror och bokstäver. Balansposter används för att spåra öppna saldon för olika objekt i kontots saldo i bokföringen. Användningen av balansposter på balansens bokföringskonton underlättar upprättandet av balansspecifikationer. Sök öppna balansposter-sökningen i balansspecifikationen söker alla balansposter som används på kontot och beräknar motsvarande öppna balanssaldon. Balansposter aktiveras i Inställningar under
Administration >Uppgifter om företaget > Inställningar > Balanspost på bokföringssidan.
Efter aktivering visas fältet Balanspost i bokföringsvyerna och på standardkonteringar för kontoutdrag. Balansposter underhålls i Balanspostregistret.
Balanspostregister
Balanspostregister (Administration > Uppgifter om bokföringen > Balanspostregister) har skapats för att underlätta användningen och hanteringen av balansposter. I registret kan användaren skapa nya artiklar, byta namn, inaktivera eller ta bort befintliga balansposter. Balanspostregister visas i menyn Uppgifter om bokföringen även om balansposter inte har aktiverats i bokföringsvyerna.
Vy för Balanspostregister
Kolumner i Balanspostregistret
- Namn
- Fri form, kan innehålla siffror och bokstäver
- Aktiv
- Balansposter som inte längre behövs kan inaktiveras genom att avmarkera detta val
- Användningsmängd
- Om balansposten har använts kan den inte längre tas bort
- Tilläggsuppgifter
- Fri form uppgiftsfält
- Skapad av, skapandetid, modifierare, modifieringstid
- Programmet gör anteckningar vid sparandet
- Gamla balansposter som skapats i systemet före publiceringen av registret innehåller inte skaparuppgifter
Skapa en balanspost
En ny balanspostartikel skapas med knappen Ny artikel. Vid skapandet av en ny artikel måste namnet vara unikt. Olika varianter av namnet med stora och små bokstäver behandlas som samma balanspostartikel. Vid namnbyte uppdateras det nya namnet överallt, även för stängda övervakningsperioder och räkenskapsår. Detta möjliggör till exempel korrigering av ett felaktigt namn på balansposten.
Import av balansposter med CSV-fil
Det är möjligt att importera balansposten till Balanspostregistret med en CSV-fil.
Importen sker med knappen Importera. Från rullgardinsmenyn för knappen kan du också välja en mallfil som kan användas vid import av balanspostartiklar till registret.
Kriterier som krävs för import:
- Namnet får inte redan finnas i registret
- Importfilen får inte innehålla €-tecknet
- Maximal längd på namnet är 255 tecken
- Importfilen kan innehålla högst 100 balansposter
- Importfilen måste vara i CSV-format
Inaktivering och borttagning av balansposter
I registret är det möjligt att ta bort balansposter endast om den inte har använts och om den inte har lagts till i standardkonteringar för kontoutdrag. I andra fall kan balansposter inaktiveras istället för att tas bort. En inaktiverad balanspost visas inte i rullgardinsmenyn för balanspostfältet i bokföringsvyerna. En inaktiverad balanspost kan inte sparas i bokföringsposter.
Rullgardinsmenyn för balanspost
Rullgardinsmenyn för balanspost hjälper till att välja rätt balansposter och minskar antalet möjliga fel i namnen på balanspostartiklar genom att tillåta val från rullgardinsmenyn.
Rullgardinsmenyn har två rubriker: Populära och Alla.
- Under rubriken Populära finns de mest använda balanspostartiklar vilket gör det enkelt att välja ofta använda balanspostartiklar
- Under rubriken Alla visas alla balansposter
Val av identifierare
I balanspostfältet kan du börja skriva namnet på den önskade balanspostens identifierare och sedan välja det önskade namnet från rullgardinsmenyn eller söka namnet direkt från rullgardinsmenyn. Det är också möjligt att skriva namnet helt i fältet.
Ny balanspost
I balanspostfältet är det möjligt att skapa en ny balanspostartikel, som sedan sparas i Balanspostregistret. Det är bra att notera att en ny balanspost skapad av en annan användare kan visas i rullgardinsmenyn med en fördröjning på cirka 10 minuter på grund av databasens lagringscykel. I bokföringsvyerna visas upp till 20 000 balanspostartikel i rullgardinsmenyn, medan antalet balansposter som visas i standardkonteringar för kontoutdrag är upp till 5 000.
Inaktivering och borttagning avvalanspostartiklar
Inaktivering och borttagning av balanspostartiklar kan endast göras i Balanspostregistret (Administration > Uppgifter om bokföringen > Balanspostregister).
Med knappen Inaktivera är det möjligt att inaktivera flera balanspostartiklar samtidigt.
Balanspostregistret och rullgardinsmenyn fungerar också i koncernredovisning.
Rekommendation för användning av balansposter
Det är möjligt att ställa in en påminnelse om användning av balansposter i bokföringsvyerna och i registreringsverktyget.
Rekommendationen för användning av balansposter för balanskonton måste aktiveras på två ställen:
-
Administration > Uppgifter om företaget > Inställningar > Balanspost på bokföringssidan > Visa rekommendationsnotering för poster i balansräkningen
- Administration > Uppgifter om bokföringen > Kontoplan > Kontoinställningar för balansräkning > Rekommendation för användning av balanspost. Rekommendationen kan ställas in för konton som har valts att använda inställningen Sök öppna balansposter
Balansposter i balansspecifikation
- Balanspost har en egen kolumn i vyn Balansspecifikation. Kolumnen visar balansposten separat efter manuell eller automatisk specifikation
- Kolumnen för balansposten visar balanspostens artikel endast med funktionerna Sök öppna balansposter, Sök verifikat och Hämta föregående räkenskapsårs balansspecifikation.
Efter användning av funktionen Hämta föregående räkenskapsårs balansspecifikation visas balansposten i sin egen kolumn på kontot om balanspostens har lagts till för posterna - Om funktionen Kombinera rader används visas inte balansposten på den nya kombinerade raden
Balanspost om sökkriterium
Balanspost som sökkriterium är endast synlig i miljöer som använder nya kontoplaner, det vill säga om företaget har tillgång till vyn Bokföringsrapporter (ny).
Balanspost som sökkriterium kan hittas under Bokföring > Bokföringsrapporter > Huvudbok > Fler alternativ.
Under Balansposter i transaktioner finns det tre olika sökningar för balansposter:
-
Transaktioner på konton med rekommendation
-
Transaktioner med balansposter
-
Transaktioner utan rekommenderade artiklar
En enskild balanspost kan sökas under Fler alternativ > Balansposter: Sökning för önskade balansposter, där du kan välja de önskade balansposter.
Notering angående balansposter på memorialverifikat skapade via periodiseringsverktyget
Under sommaren 2021 gjordes en ändring i hur balansposter automatiskt skapas för memorialverifikat som skapas med hjälp av periodiseringsverktyget.
I Procountor under Administration > Uppgifter om företaget> Inställningar är det möjligt att välja om balansposter ska användas på bokföringssidan för verifikationer eller inte. Valet att använda balansposter görs genom att markera rutan “Ska identifikationsuppgifter för balansposterna visas på bokföringssidan".
Tidigare, även om företaget inte hade denna inställning för användning av balansposter definierad, skapades ändå en dold balanspost i bakgrunden för periodiseringsverifikat, där verifikationstyp och ursprungligt fakturanummer nämndes, till vilken periodiseringen gjordes. Även om balansposten inte visades i radinformationen för memorialverifikatet, var det möjligt att göra en balansspecifikation med hjälp av funktionen Sök öppna balansposter, eftersom denna information ändå fanns på periodiseringsverifikaten.
Numera kräver Procountor att inställningen för att visa balansposter är aktiverad för att en balansposten automatiskt ska skapas för periodiseringsverifikat. En balanspost skapas inte längre för periodiseringsverifikat om inställningen “Ska identifikationsuppgifter för balansposterna visas på bokföringssidan” inte är markerad vid tidpunkten för skapandet av memorialverifikatet. Om balansposten inte finns i verifikationens uppgifter, är det inte möjligt att specificera en sådan verifikation i balansspecifikationen med hjälp av funktionen Sök öppna balansposter. Andra alternativ för specifikation kan fortfarande användas normalt, såsom funktionen Sök noteringar.