Den här informationen riktar sig främst till dig som är befintlig kund hos Procountor innan december 2022.
Vår skanningspartner OpusCapita kommer inom en snar tid att bytas ut till en ny operatör Apix Messaging AB. Bytet berör alla Procountor-kunder och påverkade både sändningen och mottagandet av fakturor via post och e-post. I första steget börjar all utgående sändning att gå via Apix Messaging, något som inte påverkar eller kräver något av dig som kund. Sista steget i övergången – fakturamottagning – är planerad att genomföras i december 2022. Närmare information kommer i och med att ändringarna verkställs.
Både Apix och OpusCapitas mottagningsadresser kommer att kunna användas i en övergångsperiod, men vi rekommenderar att gå över till de nya adresserna så snart som möjligt.
Alla nya Procountor kunder kommer automatiskt att ha de nya adresserna och servicen från Apix Messaging från 21 november och framåt.
Stegen i övergången
1. Sändning av fakturor med nya operatören Apix
I det första skedet av övergången byter vi till den nya operatörspartnern Apix Messaging AB för kundfakturor som skickas per post från Procountor. Ändringen påverkade även inköps- och kundorder samt betalningspåminnelser som skickas från Procountor per post. Detta är en ren teknisk förändring och påverkar inte användbarheten av Procountor eller kräver några åtgärder från användarna.
Denna ändring kräver inga åtgärder från dig eller ditt företag.
Ändringen påverkar inte kundfakturor, kund- och inköpsorder eller påminnelser som skickas via e-post från Procountor.
2. Ta emot leverantörsfakturor med nya operatören Apix
I den andra fasen i operatörsbytet påverkas mottagandet av leverantörsfakturor.
Post- och e-postadresserna för skanning planerar att ändras i november/december 2022. Adresserna och skanningsservicen ändras då till Apix.
Operatörsbytet innebär att alla leverantörer (som skickar fakturor till ditt företag) måste meddelas om den nya faktureringsadresserna.
Du kan redan nu förbereda dig för förändringen genom att uppdatera ditt leverantörsregister.
Vad kan du som kund i Procountor göra innan övergången?
Uppdatera uppgifterna i leverantörsregistret i Procountor
Vi rekommenderar att du redan nu uppdaterar informationen i leverantörsregistret i Procountor. Detta för att ni så smidigt som möjligt ska kunna meddela era leverantörer om de nya skanningsadresserna så fort ni fått dem.
Du kan enkelt kontrollera dina leverantörers kontaktuppgifter med rapporten Affärspartnersrapport och uppdatera dem vid behov. Se även till att spara nya leverantörer och dess kontaktuppgifter i registret när den första fakturan från dem tas emot eller att funktionen är aktiverad i era Inställningar och komplettera sedan med kontaktuppgifterna.
Mer detaljerade steg-för-steg-instruktioner finns här.
Vad händer efter övergången?
Meddelande om operatörsbytet
Efter att de nya Apix skanningsadresserna aktiverats för Procountor miljön kommer ett meddelande synas i miljön på startsidan. Från och med detta så kan de nya skanningsadresserna hittas på sidan Adresser för e-faktura och skanningstjänst.
Tyvärr kan Procountor inte informera dina leverantörer om dessa nya adresser för er räkning. Som tredje part kan vi inte komma åt dina leverantörers kontaktuppgifter eller en lista över alla leverantörer som skickar dig fakturor. Se mer nedan.
När och hur informerar jag mina leverantörer om de nya skanningsadresserna?
Efter att ni fått informationen att de nya skanningsadresserna aktiverats kan ni meddela era leverantörer.
Efter meddelandet syns på startsidan kan adresserna hittas i er Procountor miljö på sidan Adresser för e-faktura och skanningstjänst (Administration > Uppgifter om företaget > Adresser för e-faktura och skanningstjänst).
När de nya skanningsadresserna aktiverats måste era leverantörer meddelas om dessa. Ni kan ladda ner en mall via Adresser för e-faktura och skanningstjänst (Administration > Uppgifter om företaget > Adresser för e-faktura och skanningstjänst) som ni sedan kan skickas via till exempel e-post. Ni kan få ut en lista med era leverantörers kontaktuppgifter via Affärspartnerrapport (förutsatt att uppgifterna sparats i leverantörsregistret).
För att se vilka leverantörer som nyligen skickat fakturor till er så kan ni använda Inköpsrapporter (Rapportering > Inköpsrapporter) Mer information och instruktioner kan hittas här.
Informera olika aktörer om de nya e-fakturaadresserna
Alla leverantörer accepterar inte att få meddelanden om nya e-fakturaadresser via e-post. Till exempel har vissa telefonbolag sina egna tjänsteportaler (e-tjänster, formulär) som du ska använda för att uppdatera din faktureringsinformation.
Hur vet jag om mina leverantörer använder de gamla OpusCapita adresserna?
Notera att widgeten kommer att kunna ses i Procountor först efter övergången.
Apix-widgeten (avisering) på Procountors startsida är ett nytt lätt spårningsverktyg vilken visar antalet leverantörer som skickar fakturor till de gamla mottagningsadresserna.
Widgeten ger en lista över dina leverantörer som fortfarande skickar fakturor till gamla adresser. Listan uppdateras varje månad. Till exempel får du en lista i december för november.
- Se leverantörslista visar alla leverantörer som skickat fakturor till de gamla adresserna.
- Listan visar leverantörernas kontaktuppgifter (e-postadress och gatuadress). Du kan informera dessa leverantörer om era nya mottagningsadresser med ett leverantörsmeddelande.
- Efter att du har kontaktat era leverantörer kan du markera dem som hanterade med knappen Markera som behandlad för att följa upp dina framsteg och dela den med dina kollegor som kan se samma information (baserat på deras användarrättigheter).
- Observera att hanteringen av listan inte är obligatorisk men kan vara användbar.
- Widgeten är synlig för alla användare vilka har rättigheter till:
- Sök fakturor: Läs- eller Alla rättigheter
- Leverantörsregister: Läs- eller Alla rättigheter
- Basuppgifter om företaget: Alla rättigheter
Om din leverantör har skickat en faktura med de gamla adresser får du även ett meddelande om detta i fakturavyn på leverantörsfakturan i delen Faktureringsuppgifter. Meddelandet meddelar dig om att leverantörsfakturan har mottagits till de gamla adresserna.
Leverantörsfakturorna kan sökas upp med sökvillkoret Mottagande av leverantörsfaktura på sidan Sökning av verifikat, vilken inkluderar skanningsoperatören eller den exakta mottagningsadressen.
Övriga frågor
Jag har inte Apix e-fakturatjänster, hur kan jag aktivera den?
I och med operatörsbytet kommer samtliga kunder få e-fakturatjänsten aktiverad hos Apix Messaging.
-
- Tjänsten kan avaktiveras av företaget själva eller genom att Procountors kundservice kontaktats.
Om ni redan nu vill använda er av den befintliga e-faktureringstjänsten kan detta redan nu aktiveras av företaget själv. Aktiveringen görs direkt i Procountor och är gratis och tar bara någon minut.
-
- Aktiveringen kan göras via Administration > Uppgifter om företaget > Adresser för e-faktura och skanningstjänst genom att klicka på knappen Lägg till rad. Läs mer här.
Från vilken dag öppnas Apix skanningsadresser för nya Procountor kunder?
Apix Messaging AB's tjänster och sändnings- och mottagningsadresser kommer att kunna aktiveras av dig som ny Procountor kund från och med den 21 november 2022.
Måste jag meddela Accountor Finago AB om mina nya skannings- och e-fakturaadresser?
Du behöver inte meddela oss om dina nya skannings- eller e-fakturaadresser.
Din nya e-fakturaadress har uppdaterats i Accountor Finagos kundregister för fakturering.
- Om ni önskar att ta emot fakturor på annat sätt än e-faktura, vänligen kontakta Procountors kundservice.
Kommer e-fakturaadressen visas i NEA eRegister?
Ja, Apix uppdaterar NEA eRegister med dess kunders information dagligen.
Jag har en aktiv Apix-mottagningsadress i ett annat system/programvara
När företaget har ett aktivt Apix konto i någon annan programvara och när Apix adresser nu även aktiveras i Procountor så dirigeras fakturor i första hand till Procountor. Fakturor från samma operatör kan endast dirigeras till en adress.
Du kan säga upp tidigare e-fakturaadresser genom den tidigare programvaran eller direkt från Apix. Har ni en e-fakturadress hos en annan operatör så måste denna först sägas upp innan Apix kan aktivera en e-fakturaadress hos sig. Detta för att det endast går att ha en e-fakturaadress hos en operatör. Har ni en PEPPOL-adress som i vill flytta till Apix måste denna även sägas upp via din tidigare operatör/system.
Procountors kundservice hjälper dig under ändringen
Tack för ditt tålamod under denna övergång.
Om ni har några frågor om bytet av operatör hjälper Procountors kundservice dug gärna:
E-post: kundservice@procounto.com
Tel. +46(0)20-30 00 50
Öppettider telefon: Mån-Fre 08:30-12:00
(e-post och förfrågningar hanteras fram till klockan 16)