I den här artikeln går vi igenom vad som bör beaktas vid sändning av nätfakturor utomlands via Procountor.
Allmänna anmärkningar
Procountor stöder inte som standard att skicka nätfakturor utomlands. Med vissa reservationer är det ändå tekniskt möjligt att skicka fakturor utomlands. Procountor kan dock inte garantera att fakturan når mottagaren, och därför rekommenderas det att då man första gången fakturerar en utländsk kund själv följer upp om fakturan når mottagaren framgångsrikt eller inte. Det kan ta två-tre dagar för nätfakturan att nå mottagaren.
Procountors operatörspartner är Apix Messaging Oy. Instruktionen är huvudsakligen utarbetad ur perspektivet av att använda Apix nätfakturaadresser.
Spara fakturan i Procountor
Vid sparande av en utländsk nätfakturaadress kan nätfakturaadressen matas in med prefixet 9999, det vill säga i formatet 9999nätfakturaadress. Om kundens nätfakturaadress till exempel är 123456789, skulle nätfakturaadressen matas in som 9999123456789. När 9999-prefixet används accepterar Procountor även en utländsk nätfakturaadress vid sparandet utan felmeddelanden, förutsatt att företaget i Procountor har Apix nätfakturaadress under Administration > Uppgifter om företaget > Adresser för nätfaktura och skanningstjänst.
Fältet för nätfakturaoperatör kan lämnas tomt när nätfakturaadressen matas in med 9999-prefixet. Syftet är att nätfakturan ska styras till avsändarens operatör Apix från Procountor utan information om mottagarens nätfakturaoperatör.
Styrning av fakturan till en utländsk operatör
Avsändarens nätfakturaoperatör Apix kontrollerar själv om det finns en rutt för nätfakturaadressen och vilken typ av operatör, och styr fakturan vidare till mottagarens operatör om ruttinformationen finns. Rutten kontrolleras även för utländska nätfakturaoperatörer.
Via Apix är det möjligt att skicka fakturor till nätfakturaoperatörer i följande länder: Finland, Sverige, Norge, Danmark och Baltikum. I andra länder är Apix verksamhet mer begränsad, men till exempel hela PEPPOL-nätverket är tillgängligt.
Att beakta vid fakturor som styrs till PEPPOL-nätverket
Som allmänt instruerat bör även PEPPOL nätfakturaadressen för en försäljningsfaktura i Procountor matas in med prefixet 9999. Den faktiska PEPPOL nätfakturaadressen består dock av ett landskod-prefix och en identifierare (i formatet prefix:identifieringsnummer). För finska företag är landskod-prefixet “0037” och identifieringsnumret är OVT-koden. Prefixet varierar mellan olika länder och organisationer, och både rätt prefix och identifieringsnummer bör bekräftas med mottagaren.
Exempel: Kundens nätfakturaadress med identifieringsnummer är till exempel 0037:123456789. Detta skulle skrivas in i Procountor i fältet för nätfakturaadress i formatet 99990037:123456789. Fältet för nätfakturaoperatör lämnas tomt.
Prefixet 9999 framför nätfakturaadressen behövs för att nätfakturaoperatören inte behöver väljas. Prefixet 9999 tas bort vid sändningen när Procountor vidarebefordrar nätfakturadatan. Baserat på prefixet:identifieringsnumret för nätfakturaadressen vet Apix att fakturan ska omvandlas till PEPPOL-format och styras till PEPPOL-nätverket.
Vid sändning till PEPPOL-nätverket är det också bra att de första gångerna kontrollera med mottagaren efter ett par dagar att fakturan verkligen har kommit fram. PEPPOL skickar inte återkoppling till avsändaroperatören om fakturan har mottagits framgångsrikt eller inte, och det är inte möjligt att följa fakturans väg i PEPPOL-systemet.