Procountor Signatur: Använda tjänsten och skicka dokument för signering – Procountor

Använda tjänsten

Logga in och startsida

Logga in på Signaturtjänsten va https://signatur.procountor.se.

Efter att du har loggat in, ber tjänsten dig att välja det företag som du vill skicka dokument för underskrift för. Om endast ett företag finns tillgängligt i tjänsten, tas du direkt till startsidan.

Huvudmenyn för tjänsten finns på vänster sida.

På startsidan kan du se alla väntande dokument. Om inga dokument visas innebär det att företaget inte har några dokument som väntar på underskrift.

Flera företag

Om du använder Signaturtjänsten för flera företag kan du välja vilket företag du vill använda vid inloggning.

1. Efter att du har angett dina inloggningsuppgifter, ber tjänsten dig att välja ett företag.

2. Du kan enkelt växla mellan företag inom tjänsten. Detta görs genom att klicka på Mitt konto i den vänstra navigeringsmenyn. Välj sedan Använd Procountor Signatur som.

Arkivera och dokumentera transaktionsloggen

På startsidan kan du se alla väntande dokument som väntar på åtgärd. Genom att klicka på Arkiv i den vänstra navigeringsmenyn kan du se alla dokument som laddats upp till tjänsten. I arkivet kan du filtrera sökningen för dokument baserat på dokumentstatus, datum eller avsändare, till exempel. Du kan också söka efter dokument genom att ange dokumentets namn, identifierare etc. i sökfältet.

Beroende på din användarroll i tjänsten kan du antingen se alla dokument som sparats av olika användare eller bara de dokument som sparats av dig. Läs mer om de olika användarrollerna här.

För att visa transaktionsloggen för en signaturprocess, klicka på dokumentets titel eller klicka på pilen bredvid Förhandsgranska och välj Detaljer. Transaktionsloggen visar historiken för dokumentets signaturprocess.

Signaturen identifieras med hjälp av ID-nummer.
Status visar vilken fas signeringen är. Till exempel, om mottagaren har öppnat inbjudan att signera eller inte. Klicka på "+"-tecknet för att se mer detaljerad tidsinformation.
E-post visar den e-postadress som inbjudan att signera skickades till.
Signeringsmetod visar den metod som valts för att signera dokumentet.
Roll indikerar mottagarens uppgift. Rollen kan vara Undertecknare eller Godkännare.
Länksymbolen är aktiv om du har skickat dokumentet för signering och signaturmetoden är stark autentisering. Länken kan användas för att skapa en signaturlänk, som kan kopieras och skickas separat till mottagaren, till exempel om en tidigare skickad inbjudan att signera inte mottogs av någon anledning.
Använd Pennsymbolen för att redigera mottagarinformation, ändra e-postadress eller signaturmetod och skicka inbjudan att signera igen.
Använd Klocksymbolen för att skicka en påminnelse.

När dokumenten har signerats/godkänts arkiveras de. Alla dokument kan hittas i arkivet.

Inställningar och användarroller

Via Mitt konto kan man uppdatera Mina inställningar, Gruppinställningar, Logga ut från tjänsten och byta företag beroende av vilket vars vägnar du vill skicka inbjudningar att signera. Om du är tjänstens administratör kan du också hantera användarna av tjänsten. I Inställningar kan du även lägga till företagets logotyp och texter som ska användas i inbjudan att signera.

Mina inställningar

För att redigera din kontaktinformation, välj Mina inställningar under Mitt konto. Använd inställningarna för att ändra standardspråk för e-postinbjudningar eller standardhälsningen som ingår i signeringsinbjudan eller påminnelsen. Om du anger en personlig hälsning i Mina inställningar för inbjudningar att signera, ersätter den hälsningen som anges i företagets inställningar.

Under Mina inställningar kan man också ange om man vill ha en e-postnotifikation om e-postmeddelanden som inte kunder levereras till mottagaren, eller om man vill få en notifikation när mottagaren öppnat inbjudan att signera.

Företagsinställningar

Gruppinställningar > Profil visar företagsinformation, såsom organisationsnummer och adressinformation. Om du vill ändra din företagsinformation, vänligen kontakta vår kundtjänst. I denna visning kan du lägga till ditt företags logotyp i tjänsten.

Under Inställningar kan administratören och behöriga användare ändra Standardhälsning och Standardtext för påminnelse.

I Inställningar e-postnotifieringar kan du ange ämnesrad, avsändarens namn och e-postadress som ska användas i alla framtida inbjudningar att signera, oavsett användare. Om du lämnar fälten tomma kommer användarens kontaktinformation och standard för ämnesrad för tjänsten att visas i e-postmeddelanden.

Under Användare kan administratören lägga till och ta bort användare samt redigera användarrollen.

Vyn för Användardata visar information såsom antalet signerade PDF-dokument eller avvisade dokument.

Användarroller

Tjänstens administratör kan ändra användarinformation och roller. Tjänsten inkluderar tre olika användarroller:

Enkel: Användaren kan skapa och hantera sina signaturprocesser, men de kan inte se andra användares signaturprocesser/dokument i samma företag. Enkel användare kan inte se eller redigera företagsinställningar.
Utökad: Utökad användare kan se alla signaturprocesser/dokument. De kan redigera företagsinställningar men de kan inte hantera användare.
Admin: Administratörer har liknande rättigheter som behöriga användare, men de kan också hantera användare (bjuda in, redigera, ta bort). Om tjänstens administratör tar bort en användare påverkar detta inte dokumenten som användaren har lagt till i tjänsten; de förblir i arkivet.

Lägga till en ny användare till tjänsten

Administratören kan lägga till andra anställda i företaget till tjänsten. Antalet användare är inte begränsat. Nya användare läggs till under Gruppinställningar under fliken Användare. Tryck på Lägg till användare för att ange informationen för en ny användare, välja användarens roll och lägga till användarens e-postadress. När den nya användaren lagts till skickas en inbjudan via e-post.

Användarens e-postadress används som identifierare för om användaren redan har ett befintligt konto för tjänsten. Om användaren redan använder Procountor Signatur med ett annat företag kan användaren välja vilket företagskonto som ska synas på startsidan för tjänsten.

Skicka dokument för signering

Tjänsten godkänner PDF som inte skyddas av lösenord och har en filstorlek på mindre än 10 MB. Inbjudan att signera kan innehålla upp till 10 dokument att signera.
Ett unikt ID-nummer genereras för varje enskilt dokument. Mottagaren måste signera varje dokument enskilt, och varje signatur debiteras. Det betyder att om en inbjudan inkluderar dokument A och dokument B kan underskrivarna välja att avvisa (inte signera) ett av dokumenten om de upptäcker fel i det. I dessa fall kan dokumentet för vilket signeringsprocessen slutförts, laddas ner från tjänsten tillsammans med signaturerna, även om det andra dokumentet är pågående eller har avslagits.
Bilagor kan också läggas till för varje enskilt dokument. Dessa bilagor kan vara i något annat format (Excel, Word etc.). Antalet bilagor till ett dokument är inte begränsat.

Signeringsmetoder

Signering via e-post
Signering via SMS
Signering via Mobilt bankID
Signering via pekskärm

Starta en signeringsprocess (skicka dokument och en inbjudan att signera)

1. Starta signeringsprocessen genom att klicka på Start

2. Välj Standardflöde.

3. Klicka på Ladda upp dokument eller Släpp dokumentet här. Flera dokument kan laddas upp samtidigt. Dokumenten måste vara i PDF-format.

Tjänsten godkänner dokument i PDF-format som inte är lösenordsskyddat och som inte är större än 10MB. En inbjudan kan innehålla upp till 10 dokument att signera. Ett unikt ID-nummer genereras för varje enskilt dokument. Mottagaren måste signera varje dokument enskilt, och varje signatur debiteras.

Bilagor kan också läggas till för varje enskilt dokument. Dessa bilagor kan vara i något annat format (Excel, Word etc.). Antalet bilagor till ett dokument är inte begränsat.

4. Efter att alla dokument lagts till, klicka på Nästa

5. Lägg till mottagarens Personuppgifter och Språk för inbjudan att signera.

6. Därefter, välj mottagarens uppgift: Singera med eller Granska. Du behöver endast välja en av dessa två.

Signera ett dokument

Om mottagarens uppgift är att signera ett dokument, klicka i rutan Signera med och välj signeringsmetod.

eID-metoder: BankID SE

eSign metoder: SMS (fungerar även med utländska telefonnummer), E-post och Signering via pekskärm.

Granska ett dokument

Om mottagarens uppgift är att granska ett dokument istället för att signera det, markera Granska. Mottagaren kommer då att få en inbjudan att granska dokumentet via e-post. Endast granskade/godkända dokument går vidare i signaturprocessen. Att granska ett dokument kan specificeras som mottagarens uppgift om du till exempel vill skicka dokumentet till en kollega för godkännande innan det skickas till de som ska signera.

Om du väljer båda uppgifterna (signera och granska) för en mottagare måste mottagaren utföra två uppgifter. Mottagaren kommer att få två påminnelser: en för signering och en för godkännande av dokumentet.

7. Under Alternativ kan du välja ytterligare funktioner: Skicka via SMS och Kräv autentisering. Dessa funktioner medför en avgift.

Meddela via SMS (2 SEK/styck): Inbjudan att signera skickas separat till undertecknaren via SMS. Inbjudningar via SMS är ofta lättare att märka än e-postmeddelanden. Undertecknaren kan också signera dokumentet via SMS. Om detta alternativ inte väljs, skickas inbjudan via e-post till mottagaren.
Kräv autentisering (3 SEK/styck): Om detta alternativ väljs måste undertecknare autentisera sig (genom användning av mobilt bankID eller liknande) innan de kan signera dokumentet.

Kom ihåg att lägga till dig själv som mottagare om du är inkluderad i signeringsprocessen. Knappen Lägg till ny mottagare tillåter avsändaren att skicka dokument till fler än en mottagare. Du kan definiera uppgifter (Signera med/granska) och signaturmetoder individuellt. Efter att ha lagt till alla mottagare, klicka på Nästa.

9. Om flera mottagare lagts till, kan ordningen för vem som tar emot inbjudan först ändras. Du kan ändra ordningen genom att klicka på Flytta upp.

Därefter välj om signeringsprocessen ska skickas i Turordning eller Parallell ordning.

I turordning (dokumenten skickas till mottagarna för signering i den turordning som avsändaren valt)
Parallellt (dokumenten skickas för signering till alla mottagare samtidigt)

10. Kontrollera uppgifterna; du kan fortfarande göra nödvändiga ändringar om det behövs. Du kan även inkludera en deadline för när dokumentet måste signeras i inbjudan. Om en deadline är satt, kan även en automatisk påminnelse läggas till för mottagaren. Då skickas ett påminnelse via e-post till mottagaren en dag innan deadline. Därefter, klicka på Skicka.

11. Inbjudan att signera har nu skickats till mottagaren. På startsidan visas statusen på pågående signeringar. För att se mer detaljed information, klicka på pilen bredvid Redigera > Detaljer.

Artiklar i detta avsnitt