Uppdatera leverantörsregistret
Vi rekommenderar att ni ser till att ditt leverantörsregister är uppdaterat – det gör det lättare att meddela leverantörerna om dina nya faktureringsuppgifter. Du kan kontrollera alla dina leverantörers kontaktuppgifter med rapporten Affärspartnersrapport (Rapportering > Registrerrapporter > Affärspartnersrapport).
I Affärspartnersrapport låter du de förvalda uppgifterna stå, med undantag att du klickar ur Kunder och Personer under Typ av affärspartner så att du endast får en lista över Leverantörer. Tryck sedan på knappen Sök affärspartner. Rapporten listar alla leverantörer med dess kontaktuppgifter, här ser du om eller vilkas uppgifter som behöver uppdateras.
Ett hjälpmedel för att registrera leverantörer är att ha aktiverat Ny affärspartner: Nya kunder och leverantörer skapas automatiskt i samband med registrering av första fakturan. Denna inställning hittas och aktiveras på sidan Inställningar (Administration > Uppgifter om företaget > Inställningar). Efter att inställningen aktiverats kommer leverantörer automatiskt att spars i leverantörsregistret efter att den första fakturan inkommit i Procountor. Därefter kan kontaktuppgifterna läggas till.
Hur leverantörernas kontaktuppgifter exporteras från Procountor
Leverantörers kontaktuppgifter så som e-postadress kan exporteras från Procountor via Affärspartnersrapport.
- Gå via Rapportering > Registerrapporter > Affärspartnersrapport
- Definiera sökvillkoren:
- Välj Excel som Utskrivningsformat
- Välj Leverantörer som Typ av affärspartner
- I Registeruppgifter väljer du vilka fält vars uppgifter du vill få ut, till exempel fälten Namn och E-postadress. Klicka på förstoringsglas-ikonen så att ett mindre fönster öppnas upp för att enklare kunna välja vilka uppgifter som ska exporteras. När du valt vilka fält var uppgifter ska exporteras trycker du på Fortsätt.
- Efter att du definierat sökvillkoren trycker du på Sök affärspartner som hittas övers på sidan.
- Rapporten öppnas i Excel. I Excel kan du kopiera leverantörernas e-postdress.
- För att kopiera adresserna markerar du hela kolumnen som innehåller adresserna, vänsterklickar och väljer Kopiera. Du kan sedan klistra in dessa adresser i Till-fältet i e-postmeddelandet genom att vänsterklicka på fältet och välja Klistra in.
Inköpsrapporter
Inköpsrapporter visar vilka leverantörer som har skickat fakturor till ert företag den senaste tiden och vem ett leverantörsmeddelandet ska skickas till. Inköpsrapporter hittas via Rapportering > Inköpsrapporter.
I sökvillkoren väljer du först vilken tidsperiod du vill ha rapporten från. Kom ihåg att klicka på knappen Välj period när du har valt datum. För att få tillgång till en mer detaljerad rapport klickar du på knappen Till fakturor >> i det övre högra hörnet. Om du vill exportera rapporten till Excel klickar du på Excel-ikonen.
Skapa ett leverantörsmeddelande
För att meddela era leverantörer om de nya skanningsadresserna kan ni ladda ner ett leverantörsmeddelande. Du kan hitta ett förskrivet leverantörsmeddelande via Administration > Uppgifter om företaget > Adresser för e-faktura och skanningstjänst. I meddelandet inkluderas era skannings och e-fakturaadresser vilka leverantörerna kan använda sig utav när de skickar fakturor.
Ett nytt leverantörsmeddelande skapas genom nedan steg:
- Gå via Administration > Uppgifter om företaget > Adresser för e-faktura och skanningstjänst
- Tryck på Skapa ett leverantörsmeddelande.
Om en e-fakturaadress saknas är knappen inte aktiv. E-fakturaadress måste alltid väljas. - Först måste e-fakturaadressen väljas, därefter kan man välja om skanningsadresserna också ska inkluderas i meddelandet eller inte.
- Språket för leverantörsmeddelandet (finska, engelska eller svenska) kan väljas i förhandsvisningen av meddelanden. Meddelandetexten kan kopieras till urklipp eller laddas ner som ett Word-dokument.
- Om ni vill skicka leverantörsmeddelande via e-post, vänlige för följande:
- Skapa ett nytt e-postmeddelande och klistra antingen in leverantörsmeddelandet som kopierats eller bifoga meddelandet som en PDF.
- Lägg till leverantörernas e-postadresser i fältet Hemlig kopia. Mottagare som lagts till i fältet Hemlig kopia kommer inte att synas för de andra mottagarna av e-postmeddelandet.
- Skicka meddelandet.
Leverantörsmeddelandets text
Om du meddelar leverantörerna om de nya skanningsadresserna hos Apix inkluderar meddelandet följande text:
Själva fakturan ska finnas i e-postmeddelandet som PDF-bilaga. Ett mejl får bara innehålla en faktura. Om e-postmeddelandet har andra bilagor inkluderas de som bilagor till fakturan. Maximal storlek för e-postfakturor är 2 MB. Efter att e-postmeddelandet har behandlats kommer tjänsten att producera ett automatiskt bekräftelse- eller felmejl inom 15 minuter.
- Efter att leverantörsmeddelandet skapats kan det laddas ner och skickas till leverantörer via e-post.
Informera olika aktörer om de nya e-fakturaadresserna
Alla leverantörer accepterar inte att få meddelanden om nya e-fakturaadresser via e-post. Till exempel har vissa telefonbolag sina egna tjänsteportaler (e-tjänster, formulär) som du ska använda för att uppdatera din faktureringsinformation.