Skapa och skicka ett leverantörsmeddelande – Procountor

Ett leverantörsmeddelande kan göras av en användare som har fullständiga rättigheter till basuppgifter om företaget samt minst visningsrättigheter till leverantörsregistret och sökning av inköpsfakturor. Om inga e-fakturaadresser har lagts till i miljön är knappen “Skapa ett leverantörsmeddelande” inte aktiv.

Om Procountor-miljön fortfarande är i testläge kan inget leverantörsmeddelande göras. Meddelandet kan göras den dag miljön övergår till produktionsläge.

Uppdatering av leverantörsregistret

Kontrollera först att inställningen Grundande av affärspartner är aktiverad i Procountors användarinställningar (Administration > Uppgifter om företaget > Inställningar). Då skapas en ny leverantör automatiskt i leverantörsregistret när den första fakturan från leverantören anländer till Procountor.

Vi rekommenderar att du uppdaterar ditt leverantörsregister i Procountor så att det är aktuellt, vilket gör det enklare att meddela nya e-fakturaadresser till leverantörerna. Genom att hämta en affärspartnerrapport från Procountor kan du kontrollera dina leverantörers kontaktuppgifter och uppdatera dem vid behov genom att klicka på leverantörens basuppgifter i rapporten. Du hittar affärspartnerrapporten under Program > Rapportering > Registerrapporter > Affärspartnersrapport.

Välj rapportens utskrivningsformat som Detaljerad rapport och affärspartnerns typ som Leverantörer och klicka på knappen Sök affärspartner. Därefter får du en lista över leverantörer och kan klicka på deras information för att uppdatera kontaktuppgifterna vid behov.

Så här hämtar du dina leverantörers kontaktuppgifter från Procountor

Leverantörernas uppgifter, såsom e-postadresser för att skicka leverantörsmeddelanden, kan hämtas från Procountor genom att ta en affärspartnerrapport.

Gå till Program > Rapportering > Registerrapporter > Affärspartnersrapport
Definiera sedan sökkriterierna
1. Välj rapportens utskriftsformat som Excel och affärspartnerns typ som Leverantörer.
2. I avsnittet Registerinformation välj till exempel fälten Namn och E-post. Genom att klicka på förstoringsglaset öppnas ett valfönster som underlättar valet av fält. När du har valt de önskade fälten för rapporten, klicka på knappen Fortsätt.
När sökkriterierna har definierats, klicka på knappen Sök affärspartner.
Programmet öppnar affärspartnerrapporten i Excel. Från Excel kan du kopiera leverantörernas e-postadresser. Kopiera genom att markera e-postadresserna med musen, högerklicka och välj Kopiera. När du skickar ett e-postmeddelande kan du klistra in de kopierade e-postadresserna i fältet BCC/dold kopia genom att högerklicka och välja Klistra in.

ToimittajailmoituksenLuominenJaLähettäminenSE.jpg

ToimittajailmoituksenLuominenJaLähettäminen1SE.jpg

ToimittajailmoituksenLuominenJaLähettäminen2SE.jpg

Rapportering av inköp

Från inköpsrapporten kan du kontrollera från vilka leverantörer fakturor har kommit nyligen, så att du kan skicka leverantörsmeddelandet till just dessa leverantörer. Du hittar inköpsrapporten under Program > Rapportering > Inköpsrapportering (Ny).

ToimittajailmoituksenLuominenJaLähettäminen3SE.jpg

Välj först tidsperioden för vilken du vill granska informationen i sökkriterierna för rapporten. När du väljer tidsintervallet, kom ihåg att klicka på knappen Välj tidsintervall. Du kan klicka på knappen Fakturor i rapportens övre högra hörn för att se mer detaljerad information och exportera alla data till Excel genom att klicka på Excel-ikonen.

Skapa leverantörsmeddelande

Leverantörsmeddelandet används för att meddela nya e-fakturaadresser till leverantörer, det vill säga fakturautställare. Vänligen meddela din nya adress till fakturautställarna först efter att adressen har ändrats. Du hittar Procountors verktyg för leverantörsmeddelande och den förifyllda leverantörsmeddelandet under Administration > Uppgifter om företaget > Adresser för nätfaktura och skanningstjänst. Meddelandet anger till vilka e-faktura- och skanningsadresser leverantörerna kan skicka fakturor i framtiden.

För att skapa ett leverantörsmeddelande måste användaren ha fullständiga rättigheter till företagets grundläggande information samt minst visningsrättigheter till leverantörsregistret och sökning av inköpsfakturor.

Så här skapar du ett leverantörsmeddelande:

Gå till Administration > Uppgifter om företaget > Adresser för nätfaktura och skanningstjänst.
Välj Skapa ett leverantörsmeddelande. Om inga e-fakturaadresser har lagts till i miljön är knappen Skapa ett leverantörsmeddelande inte aktiv.
I det första steget av att skapa leverantörsmeddelandet väljer du de mottagningsadresser som du vill lägga till i meddelandet. Du kan välja e-faktura- och skanningstjänstadresser för meddelandet.
För att kunna skapa ett leverantörsmeddelande måste minst en e-fakturaadress väljas. Valet av andra adresser är frivilligt.
I förhandsgranskningssteget kan du kopiera texten i leverantörsmeddelandet eller ladda ner den som en Word-fil till din dator. Du kan också välja meddelandets språk. Alternativen är finska, engelska och svenska.
När du har kopierat leverantörsmeddelandet kan du klicka på knappen Avbryt och skicka leverantörsmeddelandet från din egen e-post till dina leverantörer. Gå till instruktionen här.
Om du vill skicka leverantörsmeddelandet från Procountor med hjälp av den betalda massutskickstjänsten, klicka på knappen Nästa för att fortsätta. Gå till instruktionen här.

Innehåll i leverantörsmeddelandet

När du meddelar fakturautställarna din nya e-fakturaadress från Apix, innehåller leverantörsmeddelandet dessutom följande text:

Observera att när du skickar e-fakturor till vår Apix-adress från Handelsbanken eller Paikallisosuuspankit/Lokala andelsbanker bör ni skicka e-fakturor till följande adress: 003723327487 och operatörskod: DABAFIHH.

Apix har för närvarande inget trafikavtal med följande banker:

Handelsbanken
Paikallisosuuspankit/Lokala andelsbanker

Detta innebär att om fakturautställarens operatör är någon av dessa banker, måste de använda Apix operatörs-ID 003723327487 som e-fakturaadress och som operatörs-ID DABAFIHH. Apix identifierar rätt mottagare av fakturan baserat på organisationsnumret och vidarebefordrar den till dig.

Om du använder Apix skanningstjänst och meddelar din e-postskanningsadress i leverantörsmeddelandet, innehåller leverantörsmeddelandet text som anger vad fakturautställaren måste beakta när de skickar fakturor till e-postskanning:

Den skickade fakturan måste vara en PDF-fil som bifogas e-posten och endast en faktura får finnas i varje e-postmeddelande och dess bilagor. Om e-posten innehåller andra bilagor, läggs de till som bilagor till fakturan. Den maximala storleken på bilagorna är 7 MB. Efter sändningen får du ett godkännande- eller avvisningsmeddelande via e-post till sändningsadressen inom 15 minuter efter sändningen.

Skicka leverantörsmeddelande

Leverantörsmeddelandet kan skickas på två olika sätt.

Alternativ 1. Ladda ner leverantörsmeddelandemallen från Administration > Uppgifter om företaget > Adresser för nätfaktura och skanningstjänst och gå sedan till din egen e-post för att skicka meddelandet.

Alternativ 2. Skicka leverantörsmeddelandet från Procountor som ett massutskick med hjälp av verktyget för leverantörsmeddelanden. Observera att massutskick är avgiftsbelagt och kostnaden beror på antalet skickade dokument och avgiften för den valda sändningsmetoden.

Alternativ 1. Skicka leverantörsmeddelande via e-post

Om du skickar leverantörsmeddelandet via e-post, gör så här:

Bifoga leverantörsmeddelandet som du har hämtat från Procountor till e-posten.
Lägg till mottagarna genom att kopiera leverantörernas e-postadresser från affärspartnerrapporten. Kom ihåg att skicka adresserna som dolda kopior (BCC-fältet). Mottagare som läggs till i BCC-fältet visas inte för andra mottagare av meddelandet.
Skicka leverantörsmeddelandet till mottagarna.

Instruktioner för att använda BCC i Outlook

Instruktioner för att använda BCC i Gmail

Alternativ 2. Skicka leverantörsmeddelande med verktyget för leverantörsmeddelanden

Du kan skicka leverantörsmeddelandet som ett massutskick med hjälp av verktyget för leverantörsmeddelanden, som du hittar under Administration > Uppgifter om företaget > Adresser för nätfaktura och skanningstjänst och genom att klicka på knappen Skapa ett leverantörsmeddelande. Massutskick är avgiftsbelagt och faktureras enligt den valda sändningsmetoden och gällande prislista.

Klicka på knappen Skapa ett leverantörsmeddelande.
Välj de adresser du vill lägga till i meddelandet och klicka på knappen Nästa.
Om du vill skicka leverantörsmeddelandet direkt från Procountor som ett massutskick, klicka på knappen Nästa för att välja sändningsmetod.
Välj sändningsmetod för meddelandet. Sändningsmetoderna är e-post, post samt e-post + post. Användaren erbjuds en standardmall för e-postens ämne och innehåll, och när post används som kanal erbjuds ett följebrevsämne. Själva meddelandet bifogas alltid både e-postmeddelandet och brevet som skickas med post.
1. Postförsändelser innehåller alltid ett följebrev samt meddelandet som en bilaga. För postförsändelser är följebrevet obligatoriskt eftersom adressinformationen från leverantörsregistret skrivs ut på det under sändningsprocessen.
2. När e-post + post används som sändningsmetod skickas meddelandet i första hand via e-post. Om leverantören inte har en registrerad e-postadress skickas meddelandet med post.
Fyll i övriga detaljer för meddelandet efter behov och klicka på knappen Fortsätt.
Efter att ha valt sändningsmetod väljer du de leverantörer som ska få leverantörsmeddelandet. Som standard visas de leverantörer som har skickat fakturor under de senaste 18 månaderna.
1. Från rullgardinsmenyn Visa leverantörer kan du också välja Alla leverantörer, vilket gör att alla leverantörer i leverantörsregistret med tillräcklig adressinformation för den valda sändningsmetoden kan väljas.
2. Du kan också söka leverantörer baserat på namn.
3. I tabellens högra kant visas sändningsmetoden som valdes tidigare för leverantörsmeddelandet. Endast leverantörer med den nödvändiga informationen (adress eller e-postadress) för den valda sändningsmetoden kan väljas för sändningen.
4. Leverantörernas information kan inte ändras i denna vy utan måste göras via leverantörsregistret.
När du har valt de leverantörer du vill skicka leverantörsmeddelandet till, klicka på knappen Skicka meddelande. Sändningen måste bekräftas separat och du kan förhandsgranska meddelandets information och avbryta meddelandet om du vill.

Skickade leverantörsmeddelanden kan granskas via knappen Historik för leverantörsmeddelande. I denna vy visas de meddelanden som skickats från miljön med sändningsinformation (sändningsdatum och tid, avsändare, sändningsmetod) och bilagor, samt mottagarna och deras adress- och sändningsinformation.

Bilagorna inkluderar leverantörsmeddelandet och beroende på sändningsmetoden antingen e-postmeddelandet och/eller följebrevet. Om leverantörsmeddelandet skickades via e-post finns det aktuella e-postmeddelandet på fliken Förhandsgranskning av e-post. Om meddelandet skickades med post finns det på fliken Förhandsgranskning av följebrev. Sidopanelen kan stängas med pilikonen.

Meddela nya e-fakturaadresser till fakturautställare som inte tar emot exempelvis e-post (som operatörer, Skatteverket och pensionsbolag)

Alla fakturautställare tar inte emot e-fakturaadresser som meddelas via e-post, utan de har en egen portal (tjänst, formulär) genom vilken den nya e-fakturaadressen kan meddelas. Exempel på dessa är Skatteverket, telefonoperatörer och pensionsbolag.

Vi har listat fakturautställare som kräver att e-fakturaadressen meddelas via deras egen portal. Denna sida kan inte hållas uppdaterad med alla möjliga parter, så kontrollera vid behov med din fakturautställare hur informationen kan meddelas till dem.

Artiklar i detta avsnitt