Apix Messaging Oy:s skanningstjänst
För nya kunder som börjar med Procountor (från och med 21.3.2022) aktiveras Apix Messaging Oy:s skanningstjänst automatiskt och behöver inte beställas separat. Alla startpaket (på engelska) för avtal i produktversionen Financials inkluderar Apix skanningsadresser.
Om du tidigare har använt OpusCapitas skanningstjänst har den bytts ut till Apix under våren 2022.
Dina nya adressuppgifter hittar du i Procountor under Administration > Uppgifter om företaget > Adresser för nätfaktura och skanningstjänst.
Du kan meddela dina nya skanningsadresser till leverantörer som skickar pappersfakturor och e-postfakturor.
Om du ännu inte har en skanningstjänst kan du beställa den genom att kontakta vår administration på adressen hallinto@procountor.com.
Mottagning av fakturor
- Adressen för skanning av pappersfakturor är följande:
Företagets namn
PL 16112 (PL-numret är samma för alla)
00021 LASKUTUS
Fakturor som skickas per post ska skickas centralt till ovanstående adress med namnet på det mottagande företaget.
- Adressen för e-postskanning består av företagets OVT-nummer (0037+företagets ID-nummer utan bindestreck), till exempel:
OVT-adress@procountor.apix.fi.
E-postfakturor
Apix tar emot fakturor som skickas via e-post enligt följande kriterier:
- Fakturan ska vara bifogad som en PDF-fil i e-postmeddelandet.
- Endast en faktura får finnas i varje e-postmeddelande.
- E-postmeddelandet kan också innehålla andra bilagor i PDF-format eller andra filformat.
- Filnamnet på fakturan bör innehålla ordet Faktura eller Invoice för att skilja den från bilagorna.
- Om det finns flera fakturor i ett e-postmeddelande behandlas det inte. Avsändaren får ett felmeddelande via e-post.
- PDF-filen måste vara oskyddad. Lösenordsskyddade eller andra begränsade filer kan inte behandlas. Avsändaren får ett felmeddelande via e-post.
- Den maximala filstorleken för PDF-filen är 7 MB. Om storleken överskrids behandlas inte fakturan och avsändaren får ett felmeddelande via e-post.
- Den minsta tillåtna sidstorleken för PDF-fakturan är 38 x 51 mm och den största tillåtna storleken är A3 (29,7 x 42 cm).
- Förutom skanningstjänstens e-postadress kan det finnas andra mottagare i mottagarfältet.
- Det rekommenderas att skriva ordet faktura och fakturanumret i e-postens ämnesrad för att underlätta matchningen av bekräftelsemeddelandet från tjänsten.
- Skanningstjänsten rekommenderar att fakturor skannas med en upplösning på 300 dpi.
Efter sändningen får avsändaren ett godkännande- eller avvisningsmeddelande via e-post inom 15 minuter efter sändningen.
- Om fakturabehandlingen lyckas är ämnesraden i e-postmeddelandet:
- “TOIMITETTU/DELIVERED:” följt av ämnesraden i det ursprungliga e-postmeddelandet.
- Om fakturabehandlingen misslyckas är ämnesraden i e-postmeddelandet:
- “EI TOIMITETTU/NOT DELIVERED:” följt av ämnesraden i det ursprungliga e-postmeddelandet.
- Fakturan har då inte godkänts och bör skickas om efter korrigering.
Optisk tolkning av fakturor
Följande uppgifter läses från inköpsfakturor:
- Företagets namn eller e-postadress (identifierar det mottagande företaget, informationen används för att matcha fakturan till rätt företag)
- Fakturanummer
- Fakturadatum
- Förfallodatum
- Valuta
- Totalsumma
- Referensnummer
- Kontonummer (IBAN)
- BIC (endast tillsammans med IBAN)
- Avsändarens namn
- Avsändarens organisationsnummer (finskt)
- Avsändarens momskod
- Fakturatyp (debitering/kredit)
Radnivåinformation
- Produktnamn
- Momsprocent
- Radens beskattade summa
- Radens obeskattade summa
Optiskt tolkade uppgifter sparas i motsvarande datakällor i Procountors inköpsfaktura. Dessutom skapas en PDF-bild av fakturan som bifogas till Procountors inköpsfaktura.
Fakturan måste tydligt ange att det är en Faktura (eller Invoice eller Faktura). Till exempel tolkas inte en faktura med rubriken Orderbekräftelse som en faktura.
Tolkningen omfattar fakturor på finska, svenska och engelska. För fakturor på andra språk överförs normalt endast fakturabilden och saknade uppgifter anges som “N/A”, “0” eller tomma fält. Saknade beloppsuppgifter fylls i med värdet noll. Optisk tolkning kan inte garanteras för fakturor på andra språk.
Behandlingsavgifter, momsöversikter etc. tolkas inte om informationen inte ingår i fakturans radinformation. Momsprocenten kan inte hämtas från rubriknivån utan måste visas separat på varje rad.
Fakturan måste innehålla mottagarens faktureringsadress: kundens namn, postbox och ort. Utan denna information är leverans till kundens Procountor-miljö inte möjlig.
Behandlingstider för skanning
Om fakturan skickas till Apix e-postskanning före kl. 10.00, behandlas fakturan nästa dag. Om fakturan skickas till e-postskanning efter kl. 10.00 kan behandlingen förskjutas till nästa dag. Fakturor skannas inte under helger eller helgdagar.
Vad händer med material som inte kan skannas?
Material som inte kan behandlas i skanningstjänsten (t.ex. varor, företagsgåvor etc.) förvaras på Apix kontor i 30 dagar. Materialet skickas inte automatiskt vidare. Om du misstänker att material som inte hör hemma i skanningen har skickats, vänligen kontakta Procountors kundtjänst.
Efterbehandling av pappersmaterial för skanning
Efter skanning förvaras fakturorna i två månader, varefter de förstörs och återvinns eller skickas till den adress som kunden angett.