Vår tidigare operatör OpusCapita har nu ersatts med vår nya operatör Apix Messaging AB. Operatörsbytet påverkar både sändning och mottagning av fakturor via e-post och post. Under denna övergångsperiod kommer de gamla adresserna fortsatt att fungera en tid innan de stängs ner.
Implementation
Alla nya Procountor kunder får automatiskt de nya Apix adresserna från och med 21 november 2022 och fortsättningsvis. Alla Procountor Financials Start-up paket inkluderar e-faktura och skanningstjänsten (från Apix).
Om ert företag tidigare inte använt er av e-faktura eller skanningstjänsterna kan ni nu själva aktivera dem via sidan Adresser för e-faktura och skanningstjänst i Procountor.
Mottagning av fakturor
Post
Pappersfakturor (post) dirigeras från Apix distributionsnät till kunden i Procountor. Postadressen för samtliga aktiverade kunder är:
Företagets namn
Postbox 156
831 88 ÖSTERSUND
Postboxadressern är samtliga företag och enheter. Viktigt att företagets namn och organisationsnummer står angivet på fakturan.
E-post
E-postadresserna för skanning är unika för var kund i Procountor. Fakturor som skickats via e-post dirigeras vidare till kunderna i Procountor baserat på vilken e-postadress fakturan skickats till.
Exempel på e-fakturaadress: XXXXXXXXXX@procountor.apixscan.se
Fakturabehandling, e-post fakturor
Apix Messaging tar emot kundfakturan via e-post genom att använda följande kriterier:
- Själva fakturan ska finnas i mailet som en bilaga och det ska vara en PDF-fil.
- E-postmeddelandet får endast innehålla en PDF-fil, som innehåller endast en faktura.
- Bilagor i annat format än PDF behandlas inte.
- Maximal filstorlek för PDF-filen är 7 MB.
- Lösenordsskyddade eller på annat sätt begränsade filer stöds inte.
- Skanningstjänsten rekommenderar att du använder 300 dpi kvalitet när du skannar dokument.
- Mottagarens (Till:) adress får inte innehålla någon annan adress. Om du vill maila en kopia av fakturan till kunden måste du till exempel ange denna e-postadress i Kopia-fältet.
- Ämne: Ämnet för e-postmeddelandet bör innehålla ordet "Faktura" eller "Invoice" och fakturanumret. Detta är inte obligatoriskt, men rekommenderas.
Efter sändningen kommer tjänsten att producera ett automatiskt svar via e-post inom 15 minuter.
- Om fakturan accepterades och behandlades utan problem är ämnet för e-postmeddelandet:
- “TOIMITETTU/DELIVERED:” och efter det det ursprungliga e-postämnet
- Om fakturan INTE accepterades är ämnet för e-postmeddelandet:
- “EI TOIMITETTU/NOT DELIVERED:” och efter det det ursprungliga e-postämnet
- Fakturan ska skickas i rätt format på nytt.
Vad händer med material som inte kan skannas?
Materialet som inte kan skannas kommer att lagras av Apix i 30 dagar. Det kommer inte att vidarebefordras automatiskt. Om du misstänker att något material har skickats för skanning, som inte hör dit, vänligen kontakta vår kundservice.