Arbetstidsminskning är en ny funktion. Beräkningen för minsking av arbetstid sker automatiskt från löneberäkningarna enligt de inställningar som har satts för löntagaren. För beräkningen av arbetstidsminskning är det möjligt att skapa många olika inställningar enligt kollektivavtal. Beräkningen av arbetstidsminskning är som standard avstängd och måste aktiveras separat i företagets inställningar.
Snabbguide för att aktivera beräkningen för minskning av arbetstid.
Först måste beräkningen för arbetstidsminskning aktiveras för företaget under Administration > Uppgifter om företaget> Inställningar > Arbetstidsberäkningar > Använd minskning av arbetstid.
Efter aktiveringen är det möjligt att skapa inställningar för beräkningen för minskning av arbetstid under Administration > Uppgifter om löneberäkningen > Inställningar för arbetstidsminskning.
Efter att inställningarna har skapats ska de tilldelas löntagarna under Löner > Löntagarregister > Arbetstidsinfo > Arbetstidsinfo > Minskning av arbetstimmar.
Första gången du går till vyn Arbetstidsinfo när beräkningen av arbetstidsförkortningar är aktiverad, öppnas ett popup-fönster där du enkelt kan ställa in önskad inställning för löntagaren. Startdatumet för beräkningen av arbetstidsminskning är förifyllt med dagens datum och behöver inte ändras, om du inte vill att den automatiska beräkningen ska börja först i framtiden.
Automatisk beräkning av arbetstidsminskning görs inte retroaktivt, men det är möjligt att lägga in redan intjänade obetalda arbetstidsminskningar i kolumnen Kvarvarande minskning av arbetsstimmar/dagar eller alternativt lägga in kumulativa arbetstimmar/arbetsdagar i fältet Tidigare timmar/dagar, och programmet beräknar sedan de intjänade arbetstidsförkortningarna enligt inställningen och lägger till resultatet även i kolumnen Kvarvarande arbetstidsförkortningstimmar/dagar.
Inställningar - Arbetstidsberäkningar
Administration > Uppgifter om företaget> Inställningar > Använd minskning av arbetstid.
Inställningen är som standard avstängd. Genom att aktivera inställningen kan företaget börja använda beräkningen av arbetstidsminskning.
Vyn Inställningar för arbetstidsminskning
Inställningar kan skapas under Administration > Uppgifter om löneberäkningen > Inställningar för arbetstidsminskning.
Inställningens namn
Välj inställning
- Välj en redan skapad inställning från rullgardinsmenyn.
Inställningens namn
- Skapa en ny inställning genom att lägga till ett unikt namn för inställningen och välja övriga inställningar enligt det tillämpliga kollektivavtalet.
Inställningar
Intjäning minskning av arbetstimmar/-dagar
Beräkningen av arbetstidsminskning stöder grundlönetyperna Timlön och Månadslön.
- Intjäningssätt definierar om arbetstidsminskningen beräknas från timmar eller dagar.
- Spenderingsätt definierar om arbetstidsminskningen intjänas i timmar eller dagar.
Intjäningssätt
- Timmar: Intjäning (kumulativa arbetstimmar) beräknas från löneberäkningarnas lönetypers timvärden.
- Dagar: Intjäning (kumulativa arbetsdagar) beräknas från fältet Arbetsdagar för beräkning av arbetstidsminskning på löneberäkningen.
Spenderingssätt
- Timmar (Intjänad arbetstidsminskning är i timmar)
- Dagar (Intjänad arbetstidsminskning är i dagar)
Utjämningstyp
- Utjämningstabell
- I tabellen kan man definiera ett minimum antal timmar/dagar som krävs för att intjäna en viss mängd arbetstidsminskningstimmar/dagar.
- Det är möjligt att ange olika värden för olika år i tabellen. Om värdena är desamma oavsett år behöver man inte fylla i nya värden för nya år, utan de kopieras vid skapandet av de första lönebeskeden för det nya året.
- Minst en rad måste fyllas i för antingen innevarande eller nästa år.
- Lönedagsavdelare
- Om vald måste även kolumnen Avdelare fyllas i.
- Maximala dagar kan fyllas i om det finns ett maximalt antal intjänade dagar för minskning av arbetstid.
- Kan endast användas om Spenderingssätt är vald till Dagar.
- Beräkningsformel: Intjänade arbetstidsminskningar beräknas genom att dividera kumulativa arbetsdagar med avdelaren.
- Värdet i fältet Maximalt antal dagar begränsar de intjänade arbetstidsminskniningsdagarna till högst värdet i fältet.
- Timmar som motsvarar en ledig dag
- Om vald måste även kolumnen Timmar fyllas i.
- Beräkningsformel: Kumulativa timmar divideras med värdet i kolumnen Timmar.
- Kan endast användas om Spenderingssätt är vald till Timmar.
- Värdet i fältet Maximalt antal dagar begränsar de intjänade arbetstidsminskningsdagarna till högst värdet i fältet.
Redigering av inställningar
Redan skapade inställningar kan redigeras enligt följande:
- Välj den skapade inställningen som du vill redigera.
När inställningen ännu inte har tilldelats en löntagare kan följande fält redigeras:
- Alla fält
När inställningen har tilldelats en löntagare men ännu inte har använts i ett lönebesked kan följande fält redigeras:
- Namn
- Lönetyper som de kumulativa arbetstimmarna beräknas från
- Utjämningstabell
- Månadsbetalningsavdelare
- Dagliga arbetstimmar
När inställningen har tilldelats en löntagare och använts i en löneberäkning kan följande fält redigeras:
- Namn
- Utjämningstabell för innevarande och kommande år
- Lönetyper
- Lönetyper kan också redigeras när inställningen redan har använts i löneberäkning. Du kan lägga till eller ta bort lönetyper från den använda inställningen.
- Efter redigeringen, när du sparar inställningarna, meddelar programmet att lönetyperna har ändrats och att ändringen kräver en omberäkning. Meddelandet visas endast om inställningen har använts i löneberäkning. Tryck på knappen Beräkna om om du vill att ändringen ska påverka innevarande års beräkningar av arbetstidsförkortningar.
- Om löneberäkningen sträcker sig över årsskiftet beräknas alla värden i löneberäkningen om, i andra fall gäller omberäkningen endast värdena för innevarande års löneberäkning. "
- Till exempel: för en löneberäkning som sträcker sig över december-januari, beräknas även timmarna som definierats för intäktsperioderna i december om till december månads totala timmar. Det innebär att hela föregående år inte beräknas om, utan de ändrade timmarna från löneberäkningen som sträcker sig över året läggs till.
Radering av inställning
Inställningen för arbetstidsminskning kan raderas om den inte har tilldelats en löntagare och inte har använts i någon löneberäkning. Om detta villkor är uppfyllt är knappen Ta bort i den övre raden aktiv. Efter att ha tryckt på knappen Ta bort ber programmet om en bekräftelse för att radera inställningen. Raderingen kan avbrytas genom att trycka på knappen Avbryt.
Betalning av arbetstidsminskningar
Det finns tre olika alternativ för att betala ut arbetstidsminskningar.
- Genomsnitt per timme
- Visar det aktuella genomsnittliga timvärdet i vyn Arbetstidsberäkningar.
- Vid betalning av arbetstidsminskningar använder programmet genomsnittlig timlön för betalningsdagen.
- Timlön
- Värdet tas från fältet Grundlön i vyn Löneuppgifter.
- Om grundlönen ändras från timlön till månadslön och inställningen för arbetstidsminskning inte ändras, sparar programmet den gamla grundlönen i vyn Arbetstidsberäkningar.
- Månadsvis
- Värdet tas från fältet Grundlön i vyn Löneuppgifter.
- Om valt måste även kolumnen Månadsbetalningsavdelare fyllas i.
- Beräkningsformel: Månadslön divideras med värdet i fältet Månadsbetalningsavdelare.
- Om grundlönen ändras från timlön till månadslön och inställningen för arbetstidsminskning inte ändras, sparar programmet den gamla grundlönen i vyn Arbetstidsberäkningar.
- Arbetstimmar per dag
- Detta värde används för att omvandla dagar till timmar och timmar till dagar. Måste fyllas i om spenderingsätt och betalningssätt inte är samma enhet. T.ex. om spenderingssättet är timmar och betalningssättet är månadsvis eller om spenderingssättet är dagar och betalningssättet är genomsnitt per timme.
Lönetyper som de kumulativa arbetstimmarna beräknas från
När intjäningssätt är vald till timmar måste det definieras vilka lönetyper de kumulativa arbetstimmarna beräknas från löneberäkningarna. Minst en lönetyp måste väljas för denna inställning.
- Sök lönetyp
- Öppnar en ny vy där lönetyper kan sökas på önskat sätt och läggas till i inställningarna med knappen Lägg till lönetyp.
- Ta bort rad
- Om du vill ta bort en lönetyp från inställningarna, välj lönearten och tryck på knappen Ta bort rad.
Arbetstidsinfo - Arbetstidsminskning
Du kommer till vyn via programmet under Löner > Löntagarregister > Välj löntagare > Arbetstidsinfo.
Inställningar för arbetstidsminskning definieras för löntagare i vyn Arbetstidsinfo. Beräkningen av arbetstidsminskning finns under Genomsnitt per timme om företaget har funktionen för genomsnittlig timlön aktiverad.
Minskning av arbetstimmar
Vid första gången i vyn (popup)
Välj inställning för arbetstidsminskning
- Startdatumet för minskning av arbetstimmar är förifyllt med dagens datum.
- År:
- Året för vilket inställningen tillämpas.
- Välj en ny inställning (Betalningsmetoden för inställningen bör stödja löntagarens grundlön i vyn Löneuppgifter, förutom om betalningsmetoden är genomsnittlig timlön, då grundlönen inte spelar någon roll).
Startdatum för minskning av arbetstimmar
- Datumet från vilket den automatiska beräkningen av arbetstidsförkortning börjar. Datumet är förifyllt med dagens datum och behöver inte ändras om inte den automatiska beräkningen ska börja senare.
Summor
- Total kvarvarande arbetstidsförkortning timmar.
- Visar alla kvarvarande arbetstidsförkortningstimmar för alla år.
- Total kvarvarande minskning av arbetstid i dagar
- Visar alla kvarvarande arbetstidsförkortningsdagar för alla år.
- Total kvarvarande minskning av arbetstidslön
- Visar all kvarvarande arbetstidsförkortningslön för alla år.
- År
- Inställningarna tilldelas löntagare årligen.
- Inställningarna för innevarande år kopieras till det nya året vid skapandet av årets första lönebesked.
- Inställningsnamn
- Visar inställningen för beräkning av arbetstidsminskning som används för löntagarens beräkning av arbetstidsminskning.
- Ändra inställning och tidsperioden
- Ändra inställning och tidsperioden. Välj önskad inställning från rullgardinsmenyn. Inställningen kan inte vara densamma som den som redan används. Inställningen kan börja eller sluta vid ett visst datum. Byte av inställning skapar en ny period som också kan väljas när arbetstidsminskning betalas ut.
- Korrigera ej använd inställning och startdatum. Om inställningen ännu inte har använts i ett lönebesked kan den ändras till en annan.
- Gammal grundlön
- Visas endast om grundlönen har ändrats från månadslön till timlön eller från timlön till månadslön.
Kumulativa
- Arbetsdagar (Working days):
- Visar kumulativa arbetsdagar. Redigerbart fält. Kumulativa arbetsdagar beräknas från det nya fältet Arbetsdagar för beräkning av arbetstidsförkortning på lönebeskedet.
- Arbetstimmar:
- Visar kumulativa arbetstimmar. Redigerbart fält. Kumulativa arbetstimmar beräknas från lönebeskedets lönearter som definieras i inställningarna för arbetstidsförkortning.
- Intjänad minskning av arbetstid i dagar:
- Visar intjänade arbetstidsförkortningsdagar.
- Intjänad minskning av arbetstid i timmar:
- Visar intjänade arbetstidsförkortningstimmar.
Återstående
- Kvarvarande minskning av arbetstid i dagar:
- Visar kvarvarande arbetstidsminskningsdagar för det valda året.
- Kvarvarande minskning av arbetstid i timmar:
- Visar kvarvarande arbetstidsminskningstimmar för det valda året.
- Kvarvarande minskning av arbetstidslön:
- Visar kvarvarande arbetstidsminskningslön för det valda året.
- Enhetsvärde för minskning av arbetstimmar:
- Visar enhetsvärdet (antingen timme eller dag) som används vid betalning minskning av arbetstid.
Historikpanel
Historikpanelen visar ändringar i beräkningen av arbetstidsförkortning. Panelen finns längst ner i vyn Arbetstidsinfo.
När du byter inställning eller ändrar t.ex. antalet arbetsdagar i den aktuella inställningen, visas manuella ändringar i historikpanelen med ± tecken efter att du tryckt på knappen Spara, vilket gör det enkelt att se hur många dagar eller timmar som har lagts till eller tagits bort löntagaren.
Du kan redigera fältet Förklaring för den senaste ändringen (första raden) om du vill. Äldre ändringar kan inte längre redigeras.
Fältet Inställning visar namnet på den gamla inställningen.
Om arbetstidsminskningarna är i en annan enhet (dagar/timmar) än i den tidigare använda inställningen, visas värdena för den gamla inställningen som negativa och värdena för den nya inställningen som positiva i historikuppgifterna.
Byte av grundlön mellan månadslön och timlön
Om löntagarens grundlön ändras från månadslön till timlön eller vice versa, kan betalningssättet för beräkningen av arbetstidsminskning inte längre vara korrekt. I detta fall sparar programmet den gamla grundlönen i vyn Arbetstidsinfo under fältet Gammal grundlön och den används vid betalning av arbetstidsminskningar. Om betalningssättet är genomsnitt per timme sparas inte den gamla grundlönen eftersom den inte behövs.
Arbetsdagar för minskning av arbetstimmar
Fältet visas på lönebeskedet och lönelistan för anställda om dagar har valts som intjäningssätt i inställningarna för arbetstidsminskning. För närvarande är fältet förifyllt med samma värde som i fältet Kalenderdagar på lönelistan.
Visa kvarvarande arbetstidsminskningar på löneberäkningen
Kvarvarande arbetstidsminskningar (timmar/dagar) kan inkluderas i löneberäkningen. Funktionen aktiveras under Administration > Uppgifter om företaget > Inställningar > Arbetstidsberäkningar genom att markera alternativet “Visa minskning av arbetstimmar på PDF-lönespecifikation”.
Kvarvarande arbetstidsminskningar är antingen timmar eller dagar, beroende på den inställning för arbetstidsminskning som har satts för personen i vyn Arbetstidsinfo. På löneberäkningen kan både timmar och dagar visas om personen har olika inställningar för olika år och även gamla obetalda arbetstidsminskningar kvar.
Allokering av arbetstid till olika kalenderår
Vid behov kan arbetstid allokeras till olika kalenderår (övergången december-januari) genom att använda intäktsperioder. Funktionen fungerar på samma sätt som allokering av semesterdagar vid övergången mellan semesterår (mars-april).
Regler:
- Om intäktsperiod inte används, allokeras arbetstiden till året för betalningsperiodens startdatum.
- Om intäktsperiod används, allokeras arbetstimmarna enligt den.
- Om ett annat år än betalningsperiodens start- eller slutdatum anges i intäktsperioden, allokeras arbetstimmarna till året efter betalningsperiodens startdatum.
- Både start- och slutdatum för intäktsperioden måste fyllas i eller lämnas tomma.
- Start- och slutdatum för intäktsperioden måste vara inom samma år.
När betalningsperioden sträcker sig över årsskiftet, visar programmet två separata fält beroende på år. Till exempel Arbetsdagar för minskning av arbetstimmar: 2022 och Arbetsdagar för minskning av arbetstimmar: 2023, så att användaren kan allokera arbetsdagarna till rätt år.
När betalningsperioden sträcker sig över årsskiftet, måste löntagaren ha samma inställning för arbetstidsminskning för båda åren av betalningsperioden. Om detta inte är fallet, kan löneberäkningen inte skapas och Procountor visar ett meddelande om detta. På samma sätt, om betalningsperioden är inom samma år men flera inställningar för arbetstidsminskning är aktiva under betalningsperioden, visar programmet ett meddelande om detta.