Skapa eller redigera fackföreningsinformation
Skapandet av en fackförening börjar med Administration > Uppgifter om löneberäkningen > Fackförening, genom att klicka på knappen Skapa ny fackförening.
För att skapa en ny fackförening och redigera informationen, måste användaren ha fullständiga rättigheter till Leverantörsregistret och Löner (alla funktioner).
Skapandet av en fackförening börjar med Administration > Uppgifter om löneberäkningen > Fackförening.
Välj eller skapa ny fackförening från rullgardinsmenyn genom att välja Skapa ny fackförening och ge den ett namn.
Allmän information
I detta avsnitt anges fackföreningens kontonummer och BIC-kod i IBAN- och BIC-fälten.
Frivillig information som kan fyllas i är organisationsnummer, fackföreningsnummer och fackföreningsavdelning.
En fackförening kan endast ha ett kontonummer.
Fackföreningar kan inte länkas samman.
Avgiftsberäkning
I detta avsnitt kan en fast månadsavgift i euro anges för medlemsavgiften.
Betalningsgränser per anställd
I detta avsnitt anges den minsta och största årliga medlemsavgiften per anställd.
Bankreferensnummer på företagsnivå
För det valda året kan antingen månadsvisa referensnummer eller ett årligt referensnummer anges.
Referenskod urvalskriterier
Med detta val bestäms vilket datum som används för att välja referensnummer från företagsnivåns referensnummer för leverantörsfakturan; löneutbetalningsdagen (Avlöningsdag) eller slutdatumet för löneperioden (Löneperiodens slutdatum).
Korrigeringshistorik
Korrigeringshistoriken sparar information om användaren som har redigerat fackföreningens sparade kontonummer.
Skapandet av en fackförening skapar automatiskt en leverantör i leverantörsregistret. Fackföreningens kontonummer och namn kan redigeras antingen i fackföreningsvyn eller via leverantörsregistret. Det redigerade namnet och kontonumret uppdateras mellan vyerna.
Lägg till en fackförening för en anställd
- På vyn Löneuppgifter för anställda kan du i avsnittet Fackförening lägga till en fackförening genom att klicka på knappen Lägg till fackförening. I rullgardinsmenyn Fackförening på raden väljer du önskad fackförening.
- Om ett avdelningsnummer angavs vid skapandet av fackföreningen kan det vid behov redigeras i fältet Fackföreningsavdelning.
- Om medlemsnumret är känt kan det anges i fältet Medlemsnummer.
- Startdatum för medlemskap är obligatoriskt.
- Slutdatum för medlemskap fylls i om det är känt. Om du vill lägga till en ny fackförening för en anställd måste slutdatumet för det gamla medlemskapet vara angivet.
Bakom informationsknappen i fältet finns texten: ‘Observera att slutdatumet för medlemskapet kan behöva vara senare än slutdatumet för anställningen, i synnerhet om du skapar en fackavgiftsrapportfil.’ Om anställningen till exempel slutar den 31 mars men den sista löneutbetalningen är i april, måste medlemskapets sista dag också vara i april. Annars kanske filen med rapporten om fackföreningsavgifter inte kan laddas upp till externa tjänster om slutdatumet är före rapportens startdatum. - Informationen som visas i fältet Beräkningsmetod (fast avgift eller instruktionsbok) kommer från inställningarna för den aktuella fackföreningen.
- Texten som skrivs i fältet Förklaring (till exempel information om anställningens slut) kommer att inkluderas i rapporten om fackföreningsavgifter.
- Löneuppgifterna för en ny anställd måste först sparas så att lönetypen för fackföreningsavgiften visas på löneunderlaget.
Med knappen Fackföreningsinställningar kan du granska inställningarna för fackföreningarna i vyn Fackförening. Spara de ändringar du gjort innan du klickar på knappen, annars sparas de inte.
Bakom knappen Fackavgiftshistorik kan en summa läggas till om fackföreningsavgifter har tagits ut från personen av exempelvis en annan arbetsgivare. Detta gör det möjligt att beräkna till exempel årsgränsen för hur länge fackföreningsavgiften samlas in. Om en automatiserad fackföreningsavgift tas i bruk mitt under året och personen har en maximal årsgräns (Högsta årliga summa som tas ut per anställd-information i fackföreningens inställningar), måste även fackföreningsavgifter som samlats in med en annan lönetyp anges i vyn.
Löneberäkningar där fackföreningsavgifter har tagits ut samlas också in i vyn för att kunna följa månads- eller årsgränsen.
Knappen är grå om ingen information har sparats eller om fackföreningen använder en manuell beräkningsmetod.
Knappen Tidigare data visas om den anställde hade tidigare fackföreningsinformation sparad vid tidpunkten för v69-utgåvan. Du kan använda denna information när du skapar en ny fackföreningsinställning och lägger till den för den anställde.
Automatisk beräkning av fackföreningsavgift
När en ny fackförening som använder automatisk beräkning läggs till, kontrollerar systemet om den anställde har en gammal lönetyp (6040 eller 6041) på löneunderlaget och föreslår att den tas bort och ersätts med den nya lönetypen 6042 Fackföreningsavgift, fast (autom. beräkning). Om ändringen avbryts vid denna punkt måste den gamla lönetypen tas bort manuellt från löneunderlaget, annars kan den nya fackföreningen inte sparas.
Om borttagningen av den gamla lönetypen godkänns, tas den gamla lönetypen bort från löneunderlaget och ersätts med den nya automatiska lönetypen. Observera att endast en fackförening kan vara aktiv samtidigt.
Spara ändringarna till sist.
Procentbaserad beräkning av fackföreningsavgift
För att beräkna en procentbaserad medlemsavgift måste du först skapa en fackförening i Administration > Uppgifter om löneberäkningen > Fackförening-vyn. Välj Procent som beräkningsmetod för medlemsavgiften, och ange sedan den faktiska procentsatsen. I menyn löneslagsinställningar väljer du vad den procentbaserade fackföreningsavgiften ska beräknas på. Alternativen är Allt beskattningsbart och Allt beskattningsbart utom förmåner.
För den procentbaserade beräkningen kan du också ange minimi- och maximigränser per månad.
När fackföreningen har skapats kan den läggas till i den anställdes löneuppgifter. Detta lägger automatiskt till lönetypen 6043 Fackföreningsavgift, procent (autom. beräkning) på den anställdes lönegrund. Lönetypen 6043 tar hänsyn till tidigare månadsinkomster när medlemsavgiften beräknas på löneberäkningen.
Vid skapandet av lönelista och löneberäkning kontrolleras den anställdes giltiga fackföreningsmedlemskap och den aktiva procentbaserade beräkningen av fackföreningsavgiften.
I den procentbaserade beräkningen kan du skapa egna lönetypslistor som fackföreningsavgiften beräknas från.
Välj Anpassa inställningar och i den öppnade vyn Kopiera. Ge den nya, egna inställningen ett namn och välj vilken av standardinställningarna du vill använda som grund (Allt beskattningsbart eller Allt beskattningsbart utom förmåner). Därefter kan du lägga till eller ta bort lönetyper från din egen inställning.
Om du väljer knappen Skapa nytt i vyn Löneslagsinställningar för fackföreningsavgift kan du skapa en lista över lönetyper helt från början. Observera att om inställningen är i bruk eller har varit i bruk på löneberäkningar, kan lönetyperna inte längre ändras. Då måste en ny fackförening skapas med nya inställningar.
En anpassad lönetypsinställning kan tas bort om den inte har använts på löneberäkningar.
Manuell beräkning av fackföreningsavgift
För manuell fackföreningsavgift skapas leverantören på samma sätt som för automatisk beräkning. Vänligen ange den beräkningsmetod du använder i det extra fältet Beskrivning av beräkningsmetod, så att vi kan använda denna information för framtida utveckling.
En fackförening som har manuell beräkning kan väljas för en anställd på samma sätt som en automatiserad, men användaren måste manuellt ange lönetypen för fackföreningsavgiften (6040 eller 6041) på lönegrunden.
Om fackföreningen byts och beräkningsmetoden ändras från fast avgift till instruktionsbok, bör det noteras att lönetyperna för manuell beräkning (6040 eller 6041) inte kan läggas till på löneunderlaget förrän den dag då fackföreningsinställningen träder i kraft.
Lönegrunden kan inte samtidigt ha lönetypen för automatisk beräkning 6042 och lönetyperna för manuell beräkning. Om beräkningsmetoden ändras till manuell till exempel den 1 december och fackföreningsändringen görs i den anställdes inställningar den 18 november, måste lönetypen för manuell beräkning läggas till manuellt på löneunderlaget den 1 december.
Skapande av lönelista
Vid skapandet av lönelista kontrolleras den valda anställdes giltiga fackförening och lönetypen läggs till på lönelistan baserat på inställningarna. Vid skapandet av löneberäkningar kontrolleras också om den fasta fackföreningsavgiften redan har tagits ut i sin helhet tidigare under samma månad. Om inte, tas den återstående delen ut. Om hela summan redan har tagits ut, finns lönetypen ändå på löneberäkningen. Den uttagna summan är då noll och ytterligare information anger att månadsgränsen redan har uppnåtts.
På samma sätt kontrolleras den eventuellt angivna maximala årsgränsen. Om gränsen har uppnåtts, finns lönetypen fortfarande på löneberäkningen. Summan är då antingen den maximala summan som eventuellt har tagits ut eller noll, och ytterligare information anger att årsgränsen har uppnåtts.
Observera att den minsta årsgränsen (Minsta årliga summa som tas ut per anställd) i fackföreningens inställningar inte övervakas av Procountor, det är endast ett informationsfält.
Fackavgiftsfaktura
Med funktionen Löner > Fackavgiftsfaktura kan du hämta de medlemsavgifter som tagits ut från anställda med lönetyperna 6042 och 6043, specificerat per fackförening och månad, för att få reda på det belopp som ska redovisas till fackföreningen. Observera att sökningen endast gäller de nya lönetyperna.
Du kan också skapa en leverantörsfaktura för att redovisa de medlemsavgifter som tagits ut från anställda med lönetyperna 6042 och 6043 till fackföreningarna. Löneberäkingen måste vara minst i status Betalning kö till bank för att beaktas vid redovisningen. Till exempel kommer ett lönebesked i status Godkänd inte att inkluderas i redovisningen.
Genom att markera medlemsavgiften som behandlad med knappen Markera som betald utanför Procountor, visas inte medlemsavgiften längre i obetalda medlemsavgifter.
Skapande av leverantörsfaktura
Välj först fackförening och månad för de medlemsavgifter du vill skapa en leverantörsfaktura för. Välj de medlemsavgifter från sökresultaten som du vill inkludera i leverantörsfakturan.
Ange fakturadatum och förfallodatum i fönstret som öppnas med knappen Skapa ny faktura. Programmet hämtar referensnumret från fackföreningens inställningar, men det kan vid behov ändras (men endast för en person).
Du kan välja att utesluta medlemsavgifterna från medlemsavgiftsredovisningen om fakturan endast innehåller en anställds medlemsavgifter och referensnumret är ett personligt referensnummer.
Den skapade inköpsfakturan kan sättas direkt i status Godkänd och kringgå inställingarna för godkännandecirkulationen. Användaren behöver inte ha rättigheter att godkänna eller granska fakturor för att kunna markera fakturan som godkänd.
Med knappen Skapa skapar programmet en inköpsfaktura för medlemsavgifterna, som ska behandlas och betalas enligt den vanliga processen för inköpsfakturor. Kontoavstämningen för medlemsavgiften på leverantörsfakturan sker enligt standardkontona för lönehantering.
Fackavgiftsrapport
Fackavgiftsrapporten finns i vyn Löner > Rapportering > Fackavgiftsrapport.
Genom att ange önskad period i fälten Från - Tills får du fram alla löneberäkningar med status Betalad och Betalad utanför Procountor som har använt lönetyperna 6042 eller 6043. Observera att eftersom rapporten innehåller GDPR-känsliga data är anställdas namn och personnummer som standard dolda. Du kan visa dessa uppgifter genom att klicka på kugghjulsikonen i tabellens fältinställningar.
Genom att högerklicka på rapportresultaten kan du öppna rapporten i Excel-, PDF- eller HTML-format.
Med knappen Exportera kan du öppna fackföreningsavgiftsrapporten i Excel-, PDF- eller fackavgiftsrapportfil (ascii-fil).
När rapporten öppnas som en ascii-fil med valet fackavgiftsrapportfil kan filen laddas upp till en extern tjänst för rapportering till fackföreningar. Om filen inte kan skapas på grund av bristande data, markeras felaktiga rader med mörkröd färg. När musen förs över en felaktig rad ger programmet mer detaljerad information om felet, till exempel gällande fackförenings-ID eller avdelnings-ID.
Korrigering av fackföreningsavgifter i automatisk beräkning
Lönetyp 6045 Korrigering av Ff-medlemsavgift kan läggas till manuellt på lönebesräkningen som innehåller antingen lönetyp 6042 Fackföreningsavgift, fast (autom. beräkning) eller lönetyp 6043 Fackföreningsavgift, procent (autom. beräkning).
Den procentbaserade fackföreningsavgiften behöver en korrigeringslönetyp eftersom procenten eller det eurobeloppet inte kan ändras. Den fasta fackföreningsavgiften behöver egentligen ingen korrigeringslönetyp eftersom det fasta beloppet kan ändras på löneberäkningen, men om korrigeringen vill visas separat är det möjligt.
Observera att endast den aktiva fackföreningsavgiftsregeln kan korrigeras, vilket innebär att korrigeringslönetyp 6045 automatiskt tillämpas på den.
För korrigeringslönetyp 6045 för fackföreningsavgift kontrolleras inte den eventuella månadsgränsen eftersom korrigeringen kan gälla en annan månad. Årsgränsen kontrolleras. På löneberäkningen (pdf) innehåller den kumulativa fackföreningsavgiftsraden även korrigeringslönetypen. I anställdaregistret / löneuppgifterna visas korrigeringsbeloppet separat i fackföreningsavgiftshistoriken och ingår i totalsumman.
Korrigeringslönetyp 6045 för fackföreningsavgift summeras med lönetyperna 6042 och 6043 på fackföreningsavgiftsfakturan och fackföreningsavgiftsrapporten.
Avslutning av fackföreningsmedlemskap
En fackförening kan tas bort om den inte har använts på löneberäkningar. Borttagning av fackförening sker antingen i vyn Fackförening genom att välja den fackförening som ska tas bort och klicka på knappen Ta bort eller via leverantörsregistret.
Om inställningen som ska tas bort har valts för någon anställd, ger programmet ett meddelande: Inställningen du är på väg att ta bort används av vissa anställda. Om du fortsätter med borttagningen kommer fackföreningsmedlemskapet med inställningen att tas bort även från de anställda.
När fackföreningens inställningar har använts på löneberäkningar, avslutas medlemskapet genom att fylla i Slutdatum för medlemskap. Lönetypen visas inte på lönegrunden efter slutdatumet. Lönetypen kommer inte att finnas på löneberäkingen om betalningsdagen eller den sista dagen i löneperioden är efter medlemskapets slutdatum.
Legder-produktversioner och fackföreningsavgift
Eftersom produktversionerna Ledger Basic och Plus inte har något leverantörsregister, kan den automatiska fackföreningsavgiftsfunktionen inte användas i dessa versioner. Istället bör fältet Anteckningar i den anställdes löneuppgifter användas framöver. I detta fält kan information om den anställdes fackföreningsavgifter underhållas manuellt.