I Procountor är det möjligt att skapa kundunika avtal för kunderna som faktureringen utgår ifrån. Avtalen läggs till på varje enskild kund via kundregistret. Procountors Avtalsfakturering är en avgiftsbelagd tilläggsfunktion. Läs mer om Avtalsfakturering.
Lägg till ett avtal
För att skapa/lägga till ett avtal går du in på kunden i kundregistret, Register > Kundregister.
Klicka på kunden där avtalet ska läggas till så att du kommer in på sidan Kundens Basuppgifter och därefter klickar du på knappen Avtal. Via knappen kan du lägga till ett eller flera avtal för den specifika kunden. Det är inte möjligt att kopiera ett avtal mellan olika kunder.
Till avtalet måste minst en produktrad läggas till.
En förutsättning för att kunna skapa avtal är att företaget har tjänsten Avtalsfakturering.
Mer information om knappar och fält
Knappar i översikten för Avtal
När du klickar på knappen Avtal öppnas vyn Avtal där basuppgifterna om avtalen visas. Det finns ingen begränsning på hur många avtal en kund kan ha.
- Knappen Visa öppnar avtalet för den markerade raden i en separat avtalsvy. Här kan du redigera avtalet.
- Knappen Lägg till öppnar en tom avtalsvy för att skapa ett nytt avtal för kunden.
- Knappen Kopiera används för att kopiera ett befintligt avtal som har markerats i avtalsvyn.
- Knappen Ta bort används för att ta bort avtalet som markerats. Innan avtalet tas bort frågar programmet om du är säker på att du vill ta bort det valda avtalet. Avtal som du inte vill använda, men inte heller vill ta bort kan ställas in som passivt.
- Valet Ska även passiva avtal och kunder visas? gör att även passiva avtal visas i listan över avtal för kunden.
Fält i vyn avtal
Faktureringsadress hämtas från kunden i kundregistret. Om annan faktureringsadress önskas för avtalet är det möjligt att välja alternativet Från avtalet i fältet Adresskälla. Då blir alla fält under rubriken FAKTURERINGSADRESS redigerbara. Om valet Från kundregistret valts så redigeras faktureringsadressen på avtalet i samband med att faktureringsadressen för kunden i kundregistret korrigeras.
Från kunden hämtas även uppgifter så som Betalningsvillkor (dag/%), Valuta, Inkl. moms, Momssatus och Språk. Dessa kan redigeras i högra delen av avtalsvyn för det specifika avtalet.
Avtalsnummer - ange fritt avtalets nummer. Bokstäver, siffror och tecken är tillåtet. Avtalsnumret tillsammans med Avtalets innehåll visas senare på kundfakturan under rubriken Mer information.
Avtalets innehåll - En kort beskrivning om vad avtalet avser. Avtalets innehåll tillsammans med Avtalsnumret visas senare på kundfakturan under rubriken Mer information. Max 500 tecken ( men rekommenderas inte som max beroende på fakturakanal).
Avtalsdag - Definierar när avtalet signerades. Förvalt datum är dagens datum.
Avtalets start- och slutdatum - används för att bestämma avtalets period. Startdatum är obligatoriskt, men slutdatum behöver inte nödvändigtvis anges om det ännu inte är känt. Detta innebär att kontraktet är giltigt tills vidare. Startdatumet är obligatoriskt information eftersom det avgör det datum från vilket kontraktet ingår i sökresultaten för ofakturerade kontrakt på sidan Avtalsfakturering.
Faktureringsperiod - välj i rullistan fakturaintervall samt vilken/vilka månader som avtalet ska faktureras. Intervallet anges med 1 mån, 2 mån, 3 mån, 4 mån, 6 mån, 12 mån. Efter intervallet anges i vilken månad avtalet ska faktureras 1 (januari), 2 (februari), 3 (mars) osv. Se några alternativ förklarade nedan:
- 1 mån, 1/2/3/4/5/... kunden debiteras för avtalet en gång i månaden
- 2 mån, 2/4/6/8/10/12 kunden debiteras varannan månad med intervallet februari, april, juni, augusti, oktober och december
- 3 mån, 1/4/7/10 kunden debiteras kvartalsvis med intervallet januari, april, juli och oktober
- 4 mån, 3/7/11 kunden debiteras 3 gånger om året med intervallet mars, juli och november
- 6 mån, 2/8 kunden debiteras halvårsvis med intervallet februari och augusti
- 12 mån, 5 kunden debiteras årsvis i månaden maj
Faktureringsperiodens första dag - bestämmer dagen i den månad som fakturan börjar. Om detta fält lämnas tomt kommer standarddatumet att vara den första dagen i månaden. Om 14 anges börjar perioden från och med den 14:e i månaden t.o.m. 13 i nästkommande månad.
Faktureringsmånad under perioden - bestämmer månaden då fakturering sker enligt vad som angetts i fältet Faktureringsperiod. Om förvalt värde 1 väljs så blir det i början av perioden. Faktureringsperioden kan också ligga utanför perioden genom att till exempel -1 eller 6 anges. Några exempel på möjligheterna med detta fält är:
- 1 mån, 1/2/3/4/5/... har valt som faktureringsperiod men fakturan ska skickas ut en månad i förväg till kunden. Då anges -1 i fältet Faktureringsmånad under perioden.
- 3 mån, 3/6/9/12 har valt som faktureringsperiod, kunden ska få fakturan samma månad som det valda intervallet. Förvalt värde 1 ska då ligga kvar.
- 6 mån, 2/8 har valts som fakturaperiod men kunden ska debiteras i slutet av perioden, alltså i juli och januari. Då anges 6 i fältet Faktureringsmånad under perioden.
Fakturadag i faktureringsmånaden - om faktureringsdatumet ska vara något annat än 1 dagen i månaden så ändras detta här. Om värdet 31 har angetts i fältet betyder det alltid månadens sista datum. Tänk på att detta datum i kombination med Betalningsvillkor bestämmer förfallodatumet för fakturan. Se några exempel tillsammans med faktureringsperiod och faktureringsmånad längre ner.
Aktiv/Passiv - Avtalets faktureringsuppgifter ska inte ändras under fakturerad faktureringsperiod. Exempelvis om fakturering skett enligt avtalet i 3-månads perioder 1 april - 30 juni och faktureringen ska ändras till 1-månadsperioder så kan detta göras efter 30 juni. Önskas ändringen göras tidigare bör befintligt avtal göras passivt och ett nytt avtal skapas.
Exempel på olika avtal
- Kundens avtalsperiod är 6 månader och de ska debiteras för perioderna februari-juli och augusti-januari. Kunden ska få fakturan den 15:e tre månader innan den aktuella faktureringsperioden, alltså 15 december och 15 maj. Kunden ska betala fakturan den 30:e i faktureringsmånaden.
Då måste följande fyllas i:
Faktureringsperiod = 6 mån, 2/8
Faktureringsperiodens första dag = 1
Faktureringsmånad under perioden = -3
Fakturadag i faktureringsmånaden = 15
Betalningsvillkor (dag) = 15
- Kundens avtalsperiod är 3 månader och de ska debiteras för perioderna feb-apr, maj-jul, aug-okt och nov-jan. Kunden ska få fakturan den 30:e i den sista månaden av perioden, alltså 30 april, 30 juli osv. Kunden ska betala fakturan senast den 30:e i månaden efter.
Då måste följande fyllas i:
Faktureringsperiod = 3 mån, 2/5/8/11
Faktureringsperiodens första dag = 1
Faktureringsmånad under perioden = 3
Fakturadag i faktureringsmånaden = 30
Betalningsvillkor (dag) = 30
I vänstra övre hörnet på sidan Avtal visas när och för vilken faktura som fakturering enligt avtalet senast skedde.
Knappar i vyn avtal
Överst på sidan hittar du nedan knappar:
- Klicka på Ta bort för att ta bort avtalet.
- Klicka på Förhandsgranskning för att visa avtalet i PDF-format.
- Klicka på Administration för att öppna vyn Administration för affärspartnern.
- Klicka på Föregående och Nästa för att bläddra bland avtalen i vyn Avtal.
Minst en produktrad måste anges för avtalet. De förvalda produkter som angetts för kunden följer inte med till avtalet, och inte på fakturan som görs utifrån avtalet. På raderna går det att ändra produktens namn som finns i kolumnen Produkt och som visas på fakturan, men i kolumnen Registerprodukt visas alltid det ursprungliga namnet som hämtas från registret.
- Klicka på Sök produkt för att söka avtalets produkter/tjänster i produktregistret. En lista som innehåller de försäljningsprodukter som finns i registret öppnas . Sök önskad produkt.
- Klicka på Sök produkter för att specificera sökningen med hjälp av produktnamnet, -koden eller -gruppen. Välj produkten genom att klicka på dess rad. Flera produkter kan markeras på en gång genom att använda Ctrl- och Shift-tangenterna.
- När du klickar på Välj produkt övergår de valda produkterna till avtalet. Om produktens namn ändras i avtalsuppgifterna övergår produktens registernamn till kolumnen Registerprodukt.
- Klicka på Lägg till rad för att skapa en ny produktrad. I den tomma raden anges därefter uppgifterna.
- Klicka på Kopiera rad för att kopiera avtalets produktrader . Markera först den rad som ska kopieras och klicka sedan på knappen Kopiera rad. Då öppnas ett fönster med frågan om hur många kopior du vill ha av raden. Sedan frågas om du vill fördela Mängden jämnt på alla rader. Enhetspriset är oförändrat.
- Klicka på Ta bort för att ta bort markerad rad från avtalet.
- Klicka på Förvalda dimensioner för att ange radspecifika förvalda dimensioner för produktraderna, vilka används i stället för produktregistrets förvalda dimensioner.
Skapa fakturor utifrån avtalen
Skapandet av fakturor utifrån avtalen sker i vyn Avtalsfakturering som finns under Register > Avtalsfakturering i programmenyn.