Företaget kan kontrollera lagertransaktioner och lagersaldo för specifika produkter med Procountors tilläggstjänst för lagerhantering. Läs mer om prisuppgifter och hur du aktiverar Procountors tilläggstjänster. När den här tilläggstjänsten är aktiverad, hittar du den under Register>Lagerhantering.
Allmänt
Lagertransaktioner kan antingen skapas automatiskt i vyerna för fakturahantering eller manuellt i vyn Lagerhantering.
Lagerhantering skapar inte bokföringsposter automatiskt. Förändringar i omsättningstillgångar och lager bokförs manuellt med ett nytt verifikat. Det går inte att skapa faktiska lagertransaktioner för att öka eller minska lagersaldon för specifika produkter med ett nytt verifikat. Verifikaten används alltså bara till bokföringen.
Rapportering>Lagerrapport och Rapportering>Registerrapporter>Produktregisterrapport är användbara verktyg för att kontrollera lagret.
Om tilläggstjänsten Lagerhantering inte är aktiverad, går det att överskådligt kontrollera lagret med Försäljningsrapporter och Inköpsrapporter. Det går att skapa enklare lagerbokföring och lagerlistor baserat på dessa rapporter. Om produktregistren för inköp och försäljning har upplägget att en produkt i ett register har en motsvarande produkt i det andra registret, och dessa produkter används på fakturor, anger försäljnings- och inköpsrapporterna hur mycket som köpts och sålts månadsvis. När sälj- och inköpsuppgifter kombineras med möjligt lagersaldo eller information från lagerlistor i t.ex. Excel, skapas uppgifter om förändringar för lagerförda produkter och nuvarande mängder samt lagerlista.
Definiera lagerprodukter
För att använda funktionen lagerhantering behöver man först definiera lagerprodukter. Det görs med produktkortet i produktregistret.
En lagerprodukt skapas genom att koppla en inköpsprodukt till en motsvarande försäljningsprodukt. Detta skapar ett par, vars lagersaldo
- ökar, när inköpsprodukten används på en leverantörsfaktura, eller
- minskar, när försäljningsprodukten används på en kundfaktura.
Det spelar ingen roll om lagerprodukten skapas genom att koppla en försäljningsprodukt till en inköpsprodukt eller tvärt om.
Ett produktpar skapas genom att klicka på knappen Motsvarande produkt i lagerhanteringen på produktkortet. Knappen öppnar ett fönster med följande alternativ:
- Knappen Ange produkt öppnar vyn Välj produkt, där du kan söka och välja den produkt som ska ingå i produktparet.
- Knappen Skapa produkt skapar en helt ny produkt till produktparet genom att kopiera informationen om den produkt som knappfönstret öppnades med.
Om knappen Motsvarande produkt i lagerhanteringen klickas för en produkt som redan ingår i ett produktpar, dyker istället dessa knappar upp i fönstret:
- Knappen Rensa produkt tar bort kopplingen mellan ett produktpar. När kopplingen tas bort nollställs lagersaldot för båda produkterna, och lagertransaktionerna tas bort.
- Om man behöver byta ut den motsvarande produkten i lagerhanteringen, måste den befintliga kopplingen först rensas bort med knappen Rensa produkt.
När du är i produktregistren för försäljning respektive inköp visas lagersaldot för produkter som har definierats som lagerprodukter i kolumnen Lagersaldo.
Vyn lagerhantering
I vyn Lagerhantering kan du granska lagertransaktioner och manuellt skapa nya transaktioner. I den här vyn går det även att radera manuellt skapade lagertransaktioner.
Sökkriterier
Knappen Sök ändringar i lager söker ändringar i lagret enligt de sökkriterier som ställs in.
- Produkt - Välj en produkt i rullgardinsmenyn för att begränsa sökningen till en specifik produkt.
- Intervall - Du kan begränsa sökningen till ett intervall. Klicka i fältet för att ställa in önskat intervall.
-
Typ - Välj ett alternativ i rullgardinsmenyn om du vill begränsa sökningen till en specifik transaktionstyp:
- Kundfaktura: transaktioner skapade av en kundfaktura med en lagerprodukt
- Leverantörsfaktura: transaktioner skapade av en leverantörsfaktura med en lagerprodukt
- Lagertransaktion: manuellt skapade transaktioner
Sökresultat
Sökresultatet visas längre ner i samma vy.
Om det finns lagertransaktioner från kund- eller leverantörsfakturor i sökresultatet:
- Visas fakturans fakturanummer och affärspartnerns namn i kolumnen Tilläggsuppgifter.
- Visas Transaktionens värde (som påverkar lagret) exklusive moms. Om rabatter har används har även dessa dragits av från transaktionsvärdet.
Skapa och radera lagertransaktioner
Skapa nya lagertransaktioner med knappen Ny lagertransaktion. Knappen öppnar en egen vy för Lagertransaktioner:
- Använd knapparna Lägg till (försäljning) och Lägg till (inköp) för att lägga till önskad lagerprodukt till en lagertransaktion. Dessa knappar öppnar ytterligare en separat vy över Produktregister, försäljning eller Produktregister, inköp där alla lagerprodukter listas. Efter att du valt ut och hämtat en lagerprodukt från produktregistervyn, så visas den på en egen rad i vyn för lagertransaktioner. Det går även att lägga till flera rader i taget.
- Knappen Ta bort raderar en markerad rad.
- Uppgifter om Antal och Pris för en skapad lagerprodukt visas i respektive kolumner. Om antalet i lagret stiger, adderas värdet till kolumnen Antal. Om antalet i lagret minskar, subtraheras värdet från kolumnen Antal.
- Det går fritt att lägga till information om lagertransaktionen i fältet Tilläggsuppgifter. Notera att detta fält inte alltid är tillgängligt i alla miljöer.
- Datum för lagertransaktionen anges i fältet Datum. Dagens datum föreslås automatiskt. Om flera lagertransaktioner skapas samtidigt får de alla samma datum.
- När alla obligatoriska uppgifter har angetts och kontrollerats, är det dags att klicka på knappen Exportera till lager högst upp i vyn. Då syns alla skapade rader med lagertransaktioner i vyn Lagerhantering som raduppgifter. I vyn Lagerhantering går det inte längre att redigera raderna. Därför måste eventuella felaktiga rader först tas bort med knappen Ta bort lagertransaktion, sedan kan helt nya rader med korrekta uppgifter skapas för att ersätta dem.
Lagertransaktioner på kund- och leverantörsfakturor
Produkter som har definierats som lagerprodukter kan användas på kund- och leverantörsfakturor så att fakturatransaktionerna påverkar lagret. Värdet av transaktionerna som skapas av fakturor är exklusive moms och rabatter.
Kundfaktura
När en lagerprodukt har valts på en kundfaktura, öppnas ett fönster när du klickar på knappen Godkänn i vyn Kundfaktura. I det fönstret väljer du ifall uppgifter om lagerprodukterna på fakturan ska importeras till lagerhanteringen.
Om en kundfaktura sedan återfår statusen Under behandling, tas samtliga transaktioner som utgick från den fakturan bort från lagerhanteringen.
Inga lagertransaktioner skapas för massfakturor eller när en överföringsfil för fakturamaterial används.
Leverantörsfaktura
När en lagerprodukt har valts till en leverantörsfaktura, går det att skapa en lagertransaktion genom att klicka på knappen Uppdatera lager i vyn Granskning. Denna knapp visas högst upp i vyn Granskning endast om Procountors lagerfunktioner är aktiva.
Den här funktionen skapar en transaktionsuppgift på fakturan om att produktinformationen har uppdaterats i lagerhanteringen. Lagret kan alltid uppdateras oavsett fakturans status. Den nyaste uppdateringen ersätter de äldre om knappen Uppdatera lager klickas flera gånger.
Ingen transaktion skapas i lagerhanteringen om knappen Uppdatera lager inte klickas.
Det går inte att skapa lagertransaktioner i vyn Granskning av flera fakturor.